Implementering af HR-system: Tidsplan og roller

Hvorfor HR-systemimplementering er mere end et IT-projekt

Sympas implementeringsguide erkender, at ny software kan give mareridt og virke skræmmende. For enhver IT-specialist kan det være en kilde til stress, og for mange HR-specialister uden baggrund i softwareimplementering kan det være ligefrem skræmmende. Historier om softwareprojekter, der gik galt, er lette at finde. Ifølge Sympa ligner faldgruberne imidlertid hinanden og dukker op igen og igen, og der findes derfor vellykkede, afprøvede og testede strategier.

At opgaven ikke kan placeres hos én afdeling, fremgår af BusinessWiths evaluering af 13 danske HR-systemer. Anmelderne spænder fra HR-ledere, HR Business Partners og systemansvarlige til løn- og økonomiansvarlige, driftsledere og direktører – altså dem, der bruger systemerne i praksis. Anmeldelserne viser en efterspørgsel efter medarbejderdata samlet ét sted, automatiseret onboarding og offboarding, GDPR-understøttelse, samspil med løn-, IT- og økonomisystemer samt selvbetjening for ledere og medarbejdere.

Tidsplanen fra behov til go-live

Forløbet følger en rækkefølge, hvor hvert skridt skaber forudsætningen for det næste. HR-ON beskriver selv kundeforløbet sådan: forarbejdet er gjort og systemet valgt, demo-gennemgangen er på plads, kontrakten er underskrevet – og derefter begynder onboarding af kunden. Oversat til et projektforløb betyder det: (1) behovsafklaring af de processer, systemet skal dække, (2) markedsafdækning og demo på baggrund af de krav, (3) kontrakt med bilag om leverancer, integrationer og support, (4) opsætning og konfiguration, (5) masterdata og integrationer, (6) test, (7) træning af de enkelte roller og (8) go-live.

Afhængighederne er de steder, hvor tidsplaner glider. Beslutningen om, hvilke medarbejderfelter der er masterdata, skal træffes, før integrationer kan bygges og testes. Konfigurationen af processer og rettigheder skal ligge fast, før brugere kan trænes i realistiske scenarier. Integrationstest af løn-, IT- og økonomisnitflader forudsætter, at både HR-data og modtagersystemets felter er kortlagt. Læg derfor datavask, konfiguration, integration og træning som selvstændige aktiviteter i planen frem for som punkter under opsætning.

Leverandørvalget påvirker, hvor lang opsætningsfasen skal planlægges. BusinessWiths anmeldere fremhæver CatalystOne som skalerbar og enterprise-klar, men gør samtidig opmærksom på, at implementering er et større projekt. HR by Talentech roses for modulær bredde og workflow-funktioner, mens nogle brugere nævner, at kompleksiteten kan være højere end hos mindre HR-systemer. HR-ON opleves derimod som let at komme i gang med. Det taler for at dimensionere opsætnings- og testsporet efter den valgte løsnings kompleksitet og ikke efter en generisk skabelon.

Sæt milepæle med et godkendelseskriterium for hver fase: en underskrevet kravliste før demoer, et kontraktbilag der beskriver integrationer og support før opsætning, en dokumenteret konfiguration før test, gennemførte testscenarier pr. rolle før træning og en formel go-live-beslutning efter godkendte milepæle.

Tidsplan for HR-systemimplementering: Faser og milepæle

Vurdering af danske HR-systemer – kompleksitet og implementering

Milepæle før go-live – godkendelseskriterier per fase

Roller og ansvar gennem hele forløbet

BusinessWiths oversigt over anmelderroller omfatter HR-ledere, HR Business Partners, systemansvarlige, løn- og økonomiansvarlige, driftsledere og direktører. I et implementeringsprojekt kan HR-leder eller HR Business Partner eje krav og processer og svare på, hvordan rekruttering, onboarding, offboarding og medarbejderdata skal håndteres. Den systemansvarlige ejer den daglige konfiguration, oprettelse af brugere og vedligeholdelse af data. Løn- og økonomiansvarlige ejer løndata og de flows, der skal køre mellem HR og løn. Driftsledere og direktører er også blandt brugerne og bør inddrages i behovsafklaringen.

Dertil kommer leverandørens implementeringsteam. HR-ON beskriver eksplicit, hvad kunden får efter underskrevet kontrakt: en onboarding fra top til tå, hvor man bliver gjort bekendt med systemet, frem for at få et system, man selv skal lære. Det forløb skal have en modtager på kundesiden med mandat til at træffe beslutninger. Sympa peger på, at IT-specialister kan opleve implementeringen som en kilde til stress, og at mange HR-specialister ikke har en baggrund i softwareimplementering. Derfor bør kontaktpersonen til leverandøren, beslutningsejeren og testejeren for hvert område navngives, før opsætningen starter.

Medarbejdere og ledere er også roller i planen, ikke blot modtagere. BusinessWiths tendenser viser en stigende efterspørgsel efter selvbetjening for ledere og medarbejdere og efter analyser, der rækker ud over simple Excel-udtræk. Det betyder, at ledere skal kunne bruge systemet til deres egne opgaver – typisk som superbrugere – og at medarbejderne skal kunne gennemføre deres del af onboarding og dataopdatering selv.

Fordele og udfordringer ved selvbetjening i HR-systemer

Vigtige krav fra danske virksomheder til HR-systemer

Sådan undgår I, at HR og IT taler forbi hinanden

Start med en fælles behovsafklaring, hvor HR beskriver processerne, og IT beskriver systemlandskabet og snitfladerne i samme dokument. Dokumentet bør indeholde de processer, der skal understøttes, de datafelter der skal være masterdata, de integrationer der skal bygges, rapporteringsbehov, og hvilke roller der skal have hvilken adgang. Sympa beskriver, hvordan implementering kan være en kilde til stress – blandt andet for IT-specialister – og en fælles kravliste er et af de steder, hvor den stress kan tages ned, fordi uenigheden flyttes fra opsætningsfasen og ind i afklaringsfasen.

Etabler et beslutningsforum med en fast mødekadence og en beslutningslog. Udpeg én beslutningsejer pr. spor – proces, data, integration, rettigheder, rapportering – så spørgsmål ikke skal hele vejen forbi projektlederen hver gang. Når I vælger leverandør, bør leverandørens implementeringserfaring og partnerskab indgå som et selvstændigt vurderingspunkt: BusinessWith beskriver, at brugerne gentagne gange henviser netop til leverandørens partnerskab, implementeringserfaring og modenhed i moduler.

Hold løbende status på data og integrationer, ikke kun på fremdrift i uger. To spørgsmål bør besvares ved hvert statusmøde: Hvem ejer dataene i det berørte felt, hvis der opstår uenighed? Og hvem tester snitfladen, når den er bygget? BusinessWiths evaluering fremhæver governance og datakvalitet som styrker ved CatalystOne i større organisationer, og det er præcis de to områder, der bliver dyre at reparere efter go-live, hvis ingen havde ejerskabet undervejs.

Data, integrationer og GDPR som selvstændige spor i tidsplanen

Datavask er et spor for sig. Beslut før opsætningen, hvilke felter der er masterdata, hvem der er dataejer for hvert felt, hvordan dubletter og ufuldstændige medarbejderdata håndteres, og hvordan eksisterende data løftes over i det nye system. BusinessWith peger på, at danske virksomheder efterspørger moderne HR-software, der samler medarbejderdata ét sted og automatiserer onboarding og offboarding. Samlingen er netop den aktivitet, der kræver tid i planen – den sker ikke ved at trykke på en knap på go-live-dagen.

Integrationer er et andet spor. HR-ON fremhæver muligheden for at integrere eksisterende systemer som løn- og regnskabssoftware og henviser til en åben API. BusinessWiths evaluering viser samtidig, at samspil med løn-, IT- og økonomisystemer er et af de krav, danske virksomheder stiller, og at nogle brugere af HR-ON peger på, at der kan være behov for forbedringer i integrationer. Derfor skal hver snitflade have en aftalt ejer på både HR-siden og modtagersiden, et beskrevet dataflow og en planlagt integrationstest – ikke bare en opsætning.

GDPR skal have sin egen række i planen frem for at være en sætning i kontrakten. HR-ON angiver GDPR-compliance som en del af løsningen, hvor data håndteres sikkert, og BusinessWith konstaterer, at danske virksomheder efterspørger HR-software, der understøtter GDPR. Omsæt det til konkrete beslutninger i projektet: hvilke oplysninger registreres, hvem får adgang til dem i hvilke roller, hvordan ser adgangsstyringen ud for ledere med personaleansvar, og hvordan håndteres data, når en medarbejder fratræder. Afklar databehandlerforholdet med leverandøren, og skriv det ind som et punkt, der skal være på plads før go-live.

Sådan sikres GDPR-kompatibilitet i HR-systemimplementering

Ledelsesforankring, medarbejderdialog og digital kompetence

Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur inviterer til konferencen »Arbejdsmiljø i den digitale tidsalder – algoritmer, AI og samarbejde«, der blandt andet sætter fokus på, hvordan digitalisering og AI forandrer arbejdet, hvilke erfaringer der er gjort i europæiske arbejdsmiljøkampagner, og hvordan teknologien allerede anvendes i praksis på danske og europæiske arbejdspladser. Dagen rundes af med perspektiver på betydningen af digitale kompetencer og dialog for et bæredygtigt arbejdsmiljø.

BusinessWiths tendenser peger i samme retning: Selvbetjening for ledere og medarbejdere er efterspurgt, og analyserne skal kunne levere beslutningsgrundlag på ledelsesniveau frem for simple Excel-udtræk. Det giver to konkrete opgaver i tidsplanen. Ledelsen skal beslutte, hvad systemet skal rapportere på, og hvem der må se det, og ledere skal trænes i præcis de opgaver, de får ansvar for efter go-live.

Talentech beskriver, at HR's rolle i både danske og udenlandske virksomheder i høj grad har rykket ind på strategisk territorium, hvor HR-professionelle er blevet en vigtig sparringspartner for ledelsen på forretningskritiske områder som virksomhedskultur, værdier og medarbejderudvikling. Brug implementeringen til at få den dialog: Spørg ledelsen, hvilke beslutninger om medarbejdere og organisation systemet skal understøtte, før I konfigurerer felter og rapporter – ellers bliver systemet bygget til de data, der var lette at få ind, i stedet for de data, ledelsen skal træffe beslutninger på.

Test, træning og onboarding før go-live

Test skal dække de flows, der faktisk skal køre i drift: integrationen til løn og økonomi, udtræk og rapporter, adgangsstyringen for ledere med personaleansvar samt medarbejdernes og ledernes selvbetjening. Fordi HR-ON fremhæver en åben API og muligheden for at integrere løn- og regnskabssoftware, er snitfladerne et af de steder, hvor fejl først viser sig, når der køres med rigtige data – derfor skal de testes med testdata, før de slippes løs i drift.

Træningen skal følge rollerne, ikke systemets menustruktur. HR-ON beskriver, at kunden får en onboarding fra top til tå, og fremhæver brugervenlighed med et intuitivt design, der gør det nemt at anvende systemet fra dag ét – endda på forskellige sprog. Det er et argument for at planlægge leverandørens onboardingforløb tidligt i forhold til go-live og sikre, at de rigtige deltagere har tid i kalenderen: HR og systemansvarlige i dybden, løn og økonomi på snitfladerne, ledere på deres egne opgaver og medarbejderne på deres del af selvbetjeningen.

Definér »klar til go-live« som en tilstand, hvor hver rolle har gennemført sine egne opgaver i testmiljøet – ikke som en dato. BusinessWith peger på, at brugerne gentagne gange henviser til leverandørens partnerskab, implementeringserfaring og modenhed i moduler, og at komplekse løsninger kan kræve mere opsætning. Afklar derfor supportvejen, før I har brug for den: Aftal, hvem der kontakter leverandøren, hvordan henvendelser prioriteres, og hvad der forventes løst af henholdsvis kunden og leverandøren.

Efter go-live: support, optimering og løbende udvikling

Med et cloudbaseret HR-system ændrer opgaven efter go-live karakter. Talentech beskriver, at en sådan løsning typisk udvikles og vedligeholdes løbende af leverandøren, kræver et minimum af vedligeholdelse, og at support typisk følger med som en del af løsningen. Det betyder, at den interne vedligeholdelsesopgave ikke forsvinder, men skifter til at følge med i opdateringer, tage imod nye funktioner og bruge supportvejen aktivt.

Leverandørens udviklingstakt bør indgå i planen efter go-live. BusinessWiths anmeldere beskriver HR-ON som en platform, der stadig udvikler sig, og peger på, at der kan være behov for forbedringer i integrationer. Uanset hvilken løsning I vælger, bør I derfor aftale, hvordan ændringsønsker og forbedringer håndteres: Hvem opsamler dem internt, hvem prioriterer dem, og hvornår følger I op på dem.

Navngiv ejere for de fire opgaver, der fortsætter efter go-live: support og henvendelser, dataopdateringer og datakvalitet, rettigheder og adgangsstyring samt videreudviklingsønsker. Læg samtidig faste opfølgningspunkter ind i kalenderen med udgangspunkt i de begivenheder, hvor fejl vil vise sig – for eksempel den første lønudkørsel efter go-live, det første onboardingforløb gennemført af en leder og den første rapport, ledelsen skal træffe beslutning på.

Typiske faldgruber og hvordan tidsplanen håndterer dem

Manglende softwareimplementeringserfaring i HR er den faldgrube, Sympa fremhæver mest direkte: Mange HR-specialister har ikke en baggrund i softwareimplementering, og IT-specialister kan opleve implementeringen som en stresskilde. Modtrækket ligger i tidsplanen: Afsæt reel tid til behovsafklaring og datavask, før der konfigureres, og læn dig på leverandørens onboardingforløb i stedet for at forsøge at lære systemet parallelt med opsætningen.

Kompleksitet er den anden gennemgående risiko. BusinessWiths anmeldere gør opmærksom på, at implementering af CatalystOne er et større projekt, og at kompleksiteten hos HR by Talentech kan være højere end hos mindre HR-systemer. Modtrækket er at planlægge opsætning, integration og test som separate spor med deres egen tid og milepæle frem for at betragte dem som én samlet »implementeringsfase«.

Platforme under udvikling og integrationer, der endnu ikke er på plads, er den tredje risiko. BusinessWith beskriver HR-ON som en platform, der stadig udvikler sig, med mulige behov for forbedringer i integrationer. Modtrækket er en support- og opfølgningsmodel, der er aftalt på forhånd: navngivne ejere til henvendelser og ændringsønsker, kendte svartider og faste opfølgningspunkter efter go-live. Endelig er leverandørens implementeringserfaring, partnerskab og modenhed i moduler et vurderingspunkt i sig selv – BusinessWiths brugere henviser gentagne gange til netop disse forhold, og de bør stå som krav i kontrakten, ikke som forventning.