Introduktion til arbejdspladsen: Hvad skal nye medarbejdere vide?

Hvad introduktionen skal svare på

Onboarding dækker alt fra at byde den nye velkommen til at integrere vedkommende i virksomheden. Første dag er ingen klar til at gå i gang: Der er en indlæringskurve med politikker, processer og it-systemer, med at finde ud af, hvor man finder det, man har brug for, med at finde rundt og lære kolleger at kende og med administrative opgaver, der gør den nyansatte til en del af virksomheden (Leitz).

Ifølge Lederweb er de første tre måneder afgørende for, om den nye finder sig til rette; her etableres og formes tilhørsforholdet til arbejdspladsen. Introduktionen skal derfor både dække faglige forventninger til arbejdsindhold, standarder og metoder og de sociale og uformelle krav, der skal til for at blive en del af holdet (Lederweb).

Før første dag: Forventninger og forberedelse

Afstem forventningerne, før den nye møder ind. Ifølge Lederweb skal arbejdspladsen kunne indfri de forventninger, stillingsannoncen og ansættelsessamtalerne har skabt. Genlæs annoncen, noter hvad I lovede om opgaver, ansvar, oplæring og arbejdstider, og skriv det ind i introduktionsplanen.

CABI anbefaler at afklare, om I stiller særlige krav til faglige eller personlige kompetencer, præcision eller hurtighed. Det er især vigtigt, hvis medarbejderen ikke kender det danske arbejdsmarked og derfor ikke ved, hvilke krav I typisk stiller i branchen. Find også arbejdsopgaver, der kan løses, mens medarbejderen lærer dansk: opgaver uden behov for præcis kommunikation, opgaver med samarbejde og samtale med kolleger og opgaver, der ikke kræver, at man selv læser komplicerede instruktioner eller vejledninger (CABI).

Forbered kollegerne og de praktiske rammer inden startdagen. Lav en introplan for, hvilke afdelinger og kolleger den nyansatte bør møde i den første tid, og klæd kollegerne på til introduktionen (ehsj.dk).

Dag ét og den første uge: Praktik, adgang og information

Dag ét skal gøre det muligt at komme på arbejde – ikke vise alt, hvad virksomheden kan. Ifølge Leitz er indkøring en proces, så del den op i håndterbare dele: politikker, processer og it-systemer, hvor man finder det, man har brug for, og hvordan man finder rundt og lærer nye kolleger at kende.

Lederweb opdeler introduktionsforløbet i fire faser; de to første er forberedelsen og den første uge. Brug den første uge på at vise fysiske og digitale steder frem: Her finder den nyansatte arbejdspladsvurderingen (APV) og de mapper og dokumenter, vedkommende selv skal kunne finde senere (Langkærgaard). Sørg for, at den nyansatte har en navngiven person at spørge, når noget mangler – og at det ikke er den samme, der svarer på alt.

Skrevne og uskrevne regler, sikkerhed og kerneværdier

CABI anbefaler, at introduktionen vægter tre ting: arbejdspladsens skrevne og uskrevne regler, de sikkerhedsprocedurer den nye skal kende, og hvem der introducerer dem, samt de kerneværdier den nye skal kende, fx om kundekontakt eller hygiejne. Skriv det ind i introduktionsplanen med navn på, hvem der tager hvilken del, så ansvaret ikke ligger løst.

Ved siden af reglerne står den faglige oplæring. Lederweb beskriver, at den nye medarbejder skal introduceres for og oplæres i arbejdsindholdet, de faglige standarder og metoder for at kunne integreres fagligt og opbygge sin faglige identitet. Introducer derfor regler, sikkerhed og faglige metoder sammen og knyt dem til de opgaver, den nyansatte faktisk skal løse i de første uger.

Forventninger til opgaver, faglighed og ansvar

Lederweb peger på fire faktorer, der fremmer god integration. Den første er klare forventninger til opgaveløsningen, formuleret som spørgsmålet: Hvad vil det sige at gøre sit arbejde godt på denne arbejdsplads? Gør svaret opgavespecifikt og knyt det til de faglige standarder og metoder, medarbejderen skal oplæres i.

Den tredje faktor er passende ansvar: Den nye har brug for ansvar og autonomi, men for meget ansvar for tidligt kan føles som at være overladt for meget til sig selv (Lederweb). Aftal derfor konkret, hvilke opgaver den nyansatte selv står for i uge et til tre, hvilke der løses sammen med en kollega, og hvornår ansvaret udvides.

Feedback og adgang til information

Den anden af Lederwebs fire faktorer er tydelige tilbagemeldinger: Den nye har brug for respons fra kolleger og leder for at forstå, om forventningerne til opgaveløsningen og det faglige samarbejde er opfyldt. Læg faste, korte opfølgninger ind fra første uge, og gør klart, hvem der giver feedback på hvad – så den nyansatte ikke skal gætte på, om arbejdet er godt nok.

Den fjerde faktor er adgang til information: Den nye skal vide, hvor spørgsmål besvares. Introduktionen skal derfor vise, hvor virksomhedens politikker, processer og it-systemer er beskrevet, og hvor man finder det, man har brug for i hverdagen (Leitz). Vis også, hvor stedets APV og relevante mapper ligger, så den nyansatte kan slå op selv i stedet for at spørge hver gang (Langkærgaard).

Kolleger, kontaktperson og social integration

Den nye medarbejder skal føle sig som en del af gruppen og opleve tryghed, tillid og anerkendelse fra lederen og kollegerne (Lederweb). Det sker ikke af sig selv, selv om dagens opgaver løses: Nogen skal aktivt tage den nye med i pauser, frokost og uformelle samtaler i den første tid, og kollegerne skal vide, at de har en rolle i modtagelsen.

Guiden »Den gode modtagelse – en guide til introduktion af nye medarbejdere« på arbejdsmiljoweb.dk, som Dansk Socialrådgiverforenings Elisabeth Huus Pedersen har været med til at udarbejde, er især rettet mod ledere, arbejdsmiljøgruppen og andre med en rolle i modtagelsen. Guiden indeholder blandt andet guidelines til at sætte modtagelsen i system med introduktion, en kontaktperson og en mentor, spørgsmål til refleksion, input til hvem der skal gøre hvad, og en tjekliste. Foreningen har sammen med KL også udarbejdet »Nøglen til en god start for nye socialrådgivere i kommunerne« med fem publikationer og to skabeloner – et eksempel på, at kontaktperson- og mentorordninger kan beskrives og genbruges som faste rammer.

Kultur, tid og kommunikation på dansk arbejdsplads

Tid opfattes forskelligt. Ifølge CABI lærer vi i Danmark, at det er vigtigt at overholde tiden, mens andre hensyn i andre lande kan overtrumfe at komme til tiden. Kilden anbefaler at spørge ind til grunden, hvis medarbejderen kommer for sent, at huske at grunden kan være helt legitim for medarbejderen, og løbende at forklare, hvorfor det er vigtigt at komme til tiden.

Sproget er en vigtig vej til at blive en del af det danske arbejdsmarked, så opgaverne bør i starten kunne løses, mens medarbejderen stadig lærer dansk (CABI). CABI anbefaler samtidig at opbygge en samtalekultur, hvor det er ok at sige til og fra: Nogle har brug for at tale om, hvordan det går i hjemlandet, andre har ikke lyst, fordi arbejdsdagen er en pause fra de tanker.

Er den nye medarbejder nydansker, kan noget kræve særlig opmærksomhed; med de rette forberedelser og forståelse for kulturelle forskelle kan lederen skabe et godt og trygt arbejdsmiljø (CABI). Det peger tilbage på lederen selv: Når man arbejder sammen med medarbejdere med andre kulturelle baggrunde, kan man møde andre måder at tænke og forstå verden på, og man skal være opmærksom på sin egen kulturs antagelser (CABI).

Forskellige tilgange til introduktion

At klæde kollegerne på

Kollegerne skal vide, hvad de går ind til, før den nye starter. CABI foreslår en forventningsafstemning, hvor man fortæller, hvorfor virksomheden har valgt at tage en nydansk kollega eller praktikant ind, hvad man konkret forventer af kollegerne, hvad de skal vide om kandidatens baggrund og eventuelle skånehensyn, der har betydning i jobbet, og hvordan de kan hjælpe med sproget og de skrevne og uskrevne regler på arbejdspladsen.

Praktisk hænger det sammen med introplanen: Kollegerne bør have besked om, hvilke afdelinger og personer den nye møder i den første tid, og de bør være klædt på til den del af introduktionen, de står for (ehsj.dk). Afklar derfor, hvordan kollegerne konkret kan hjælpe med sproget og de skrevne og uskrevne regler (CABI).

De første tre måneder og det første år

Lederweb anbefaler at tilrettelægge modtagelsen i fire faser: forberedelsen, den første uge, de første tre måneder og det første år – gerne sammen med de nuværende medarbejdere. For de første tre måneder gælder det ifølge Lederweb, at forventningerne fra stillingsannoncen og samtalerne skal indfries, hvis medarbejderen skal knytte sig til arbejdspladsen.

Ifølge Lederweb giver god introduktion blandt andet bedre trivsel, større kvalitet i opgaveløsningen, bedre fastholdelse, færre arbejdsskader, færre sygedage og et stærkere fællesskab; den nye bliver hurtigere produktiv og kan aflaste kollegerne. Samme kilde oplyser, at undersøgelser viser, at medarbejdere med et velstruktureret introduktionsprogram har 70 pct. større sandsynlighed for fortsat at være på arbejdspladsen efter tre år.

Omkostningen ved at springe introduktionen over er dokumenteret i den anden ende: Ifølge en norsk undersøgelse, som Dansk Socialrådgiverforening henviser til, er de første tre måneder afgørende for, om en nyansat falder godt til og får lyst til at blive. Arbejdsmiljøkonsulent Elisabeth Huus Pedersen peger på, at det er et stort spild af penge og kræfter, når nye medarbejdere falder fra, og at stor udskiftning i personalegruppen også rammer både arbejdsmiljø og borgere. Lederweb formulerer det samme: Hyppig udskiftning i medarbejdergruppen har dårlig indvirkning på både arbejdsmiljø og økonomi.

De fire faser i onboarding

Fordeler ved god onboarding

Tjekliste: Det skal den nyansatte have svar på

Praktik og adgang: Hvordan kommer jeg ind og ud, og hvor er min arbejdsplads? Hvilket udstyr og hvilke it-konti skal jeg bruge, og hvem hjælper, hvis noget ikke virker? Hvor finder jeg virksomhedens politikker, processer og it-systemer – og hvor ligger stedets APV og relevante mapper? Hvem kan jeg spørge, når jeg mangler noget?

Regler, sikkerhed og faglighed: Hvad er de skrevne og de uskrevne regler her? Hvilke sikkerhedsprocedurer skal jeg kende, og hvem introducerer dem? Hvilke kerneværdier gælder i forhold til kundekontakt og hygiejne? Hvad vil det sige at gøre sit arbejde godt på denne arbejdsplads? Hvilke faglige standarder og metoder skal jeg oplæres i? Stilles der særlige krav til præcision eller hurtighed? Hvor meget ansvar har jeg selv, og hvornår udvides det? Hvordan og hvornår får jeg tilbagemeldinger, og fra hvem?

Socialt, sprog og kultur: Hvem er min kontaktperson eller mentor? Hvilke kolleger og afdelinger skal jeg møde i den første tid, og er kollegerne klædt på til at tage imod mig? Hvilke forventninger er der til fremmøde og til at komme til tiden, og hvorfor? Hvilke opgaver kan jeg løse, mens jeg stadig lærer dansk, og hvem hjælper mig med sproget? Hvordan siger man til og fra om særlige hensyn her? Er der skånehensyn, som har betydning for mit arbejde, og hvem har i givet fald brug for at kende dem?

Tjekliste: Det skal den nyansatte have svar på