Struktur for jobsamtaler: Fra screening til endelig samtale

Før første samtale: Afklar krav og planlæg screeningen

For den ansættende leder kan forløbet bygges op omkring afklaring af krav, screening, en struktureret samtale, dokumenteret vurdering og en endelig samtale. Screeningen afdækker motivation og opgavepræferencer, mens den strukturerede samtale undersøger relevante kompetencer. Den endelige samtale følger op på det, der stadig skal afklares.

Begynd med at bruge jobannoncen som kravspecifikation. Find de opgaver og kompetencer, kandidaten skal kunne løse, og gør det tydeligt for interviewerne, hvad de skal lytte efter i svarene.

Skriv de vigtigste krav ned, og knyt hvert krav til tegn på relevant erfaring eller adfærd. Så kan interviewerne bede om eksempler, der viser, hvordan kandidaten har arbejdet med tilsvarende opgaver.

Afklar også, hvilke forventninger samtalerne skal undersøge. Sammenhold stillingens opgaver og ansvar med kandidatens motivation, ønskede arbejdsopgaver og foretrukne arbejdsform.

Notér på forhånd, hvad jobannoncen ikke forklarer om opgaverne, samarbejdet eller ansvaret. Brug screeningen til at afklare de forhold, som kan have betydning for kandidatens forståelse af stillingen.

Lav en spørgeguide, så alle interviewere ved, hvilke emner de skal dække. Fastlæg også, hvordan svarene skal noteres og vurderes i forhold til kravene, før kandidaterne mødes.

Screeningssamtalen: Spørg til motivation og opgaver

I screeningen kan du spørge: »Hvorfor har du søgt stillingen?«, »Hvilke arbejdsopgaver kan du bedst lide?«, »Hvad motiverer dig ved jobbet?« og »Hvad gør dig glad ved at gå på arbejde?«. Spørgsmålene afdækker motivation og opgavepræferencer, før du går videre til en grundigere vurdering.

Det flytter samtalen fra generelle kompetencer til motivation og opgavepræferencer.

Bed kandidaten knytte sin motivation til konkrete opgaver i stillingen, for eksempel kundekontakt, projekter, analyse, drift, undervisning eller salg. Det gør det lettere at vurdere, om interessen handler om jobbet, der faktisk skal udføres.

Lyt efter, om kandidatens foretrukne opgaver findes blandt stillingens kerneopgaver. Hvis forbindelsen er uklar, så spørg, hvilke dele af jobbet kandidaten især ønsker at arbejde med, og hvorfor.

Stil de samme kernespørgsmål til kandidaterne, og notér svarene undervejs. En interviewskabelon kan samle svar og vurderinger ud fra fastlagte kriterier (higher.nu).

Hvis motivationen er upræcis, så bed om et eksempel fra tidligere arbejde, uddannelse eller frivilligt arbejde. Spørg, hvad kandidaten selv gjorde, og hvad eksemplet fortæller om interessen for stillingens opgaver.

Struktureret interview: Knyt spørgsmål til kompetencer

Brug en kompetencebaseret samtale til at undersøge de krav, der er defineret for stillingen. I et kompetencebaseret interview knyttes spørgsmål bevidst til kompetenceprofilen, og kandidaterne får spørgsmål om de samme kompetencer (higher.nu).

Lav en interviewskabelon med kompetencen, hovedspørgsmålet, mulige opfølgninger og plads til svar og vurdering. Fastlagte kriterier gør det tydeligt, hvad interviewerne skal notere for hvert krav (higher.nu).

STAR er en model med spørgsmål, der tager afsæt i kandidatens adfærd. Randstad beskriver, at interviewere bruger modellen til at fokusere på eksempler på kandidatens faktiske adfærd (randstad.dk).

Bed kandidaten beskrive en konkret opgave eller udfordring, vedkommende stod overfor, og spørg derefter ind til handlingerne. Randstad fremhæver netop spørgsmål om den konkrete opgave eller udfordring som del af STAR-modellen (randstad.dk).

Knyt hvert spørgsmål til et bestemt krav. Til samarbejde kan du for eksempel spørge: »Fortæl om en konkret situation, hvor du skulle løse en opgave sammen med andre. Hvad gjorde du selv?«.

Brug også opfølgninger til at få detaljerne frem: »Hvilke valg traf du?« og »Hvad ville du gøre anderledes næste gang?«. Spørgsmålene hjælper kandidaten med at beskrive egne handlinger frem for kun at tale generelt om kompetencer.

Notér kandidatens eksempel og vurder det i interviewskabelonen. Skabeloner med svar og vurderinger, der bygger på fastlagte kriterier, er et konkret redskab i kompetencebaserede interviews (higher.nu).

Skriv, hvilken del af svaret der viser den ønskede kompetence, og hvad der stadig mangler belæg for. En enkel vurdering kan markere, om kravet er belyst, kun delvist belyst eller stadig uafklaret.

Sammenhold kandidatens svar med de samme kompetencer og kriterier, som blev fastlagt før samtalen. Det giver et fælles grundlag for at drøfte forskelle mellem kandidaternes konkrete eksempler.

Afslut den strukturerede samtale med at spørge, om kandidaten har et relevant eksempel, som endnu ikke er kommet frem. Notér svaret særskilt, så det ikke bliver blandet sammen med vurderingen af de øvrige spørgsmål.

Personlighedstest i rekruttering – er de brugbare?

I samtalerummet: Undersøg erfaring og motivation

I den næste samtale skal intervieweren give kandidaten mulighed for at præsentere sin faglige profil og motivation. Bed kandidaten forklare, hvilken erfaring der er mest relevant for stillingen, og hvad vedkommende søger i jobbet.

Brug en fast opfordring til selvpræsentationen: »Fortæl kort om din faglige profil, din relevante erfaring, og hvorfor du søger netop denne stilling.« Følg op med spørgsmål til de erfaringer, der matcher kravene.

Forbered også spørgsmål til forhold, der kan være svære at forklare, som et hul i CV’et, korte ansættelser eller manglende erfaring. Spørg for eksempel: »Hvad var årsagen til det korte ansættelsesforhold?« eller »Hvilken erfaring kan du trække på, selvom du ikke har arbejdet med netop denne opgave?« Bed om konkrete oplysninger, og notér kandidatens forklaring neutralt.

Fra samtale til beslutning: Dokumentér og gennemfør den endelige samtale

Dokumentér vurderingen efter hver samtale, mens svarene er friske. Notér kandidatens konkrete eksempler i forhold til de krævede kvalifikationer, og hold dem adskilt fra interviewernes generelle indtryk.

Vurder svarene ud fra stillingens krav og de kriterier, der blev fastlagt på forhånd. Beskriv, hvilket belæg kandidaten gav, og hvor der fortsat mangler oplysninger.

Gå videre til den endelige samtale, når kandidaten har givet relevante eksempler på de krævede kvalifikationer, og motivationen hænger sammen med stillingens opgaver. Brug vurderingsnoterne til at udpege, hvad næste samtale skal undersøge.

Skriv de uafklarede punkter som konkrete spørgsmål til den endelige samtale. Du kan for eksempel spørge: »Hvilken erfaring viser bedst, at du kan løse denne opgave?« eller »Hvordan vil du gribe denne del af jobbet an?«.

Den endelige samtale skal følge op på de kompetencer og den motivation, der er dokumenteret tidligere. Brug samtalen til at afklare de resterende spørgsmål og til at give kandidaten mulighed for at spørge ind til stillingen.

Tilrettelæg den endelige samtale som et fokuseret opfølgningsmøde. Lad den ansvarlige leder stille hovedspørgsmålene, og inddrag rekrutteringsansvarlig eller en faglig kollega, hvis deres vurdering indgår i beslutningen; aftal på forhånd, hvem der spørger og noterer. Fastlæg og oplys varigheden, og sæt tid af til kandidatens spørgsmål og en afrunding om de næste skridt.