Sådan laver I en behovsafdækning før jobopslaget

Start med arbejdsopgaverne, ikke stillingstitlen

Begynd med de faktiske arbejdsopgaver, ikke stillingstitlen. Vælg en typisk uge eller måned, og notér for hver opgave: hvad der laves, hvor det foregår, hvilke redskaber, maskiner eller systemer der bruges, og hvor ofte opgaven løses. Arbejdstilsynet opdeler viden om arbejdsmiljø i bl.a. relationer på arbejde, fysisk arbejde, arbejde med kemi og biologi samt siddende og stående arbejde. Brug kategorierne som tjekliste, så I får beskrevet både de faglige opgaver og de forhold, opslaget skal afspejle.

Kortlæg kontakterne: kolleger, borgere, patienter, elever eller kunder. Notér, om kontakten er direkte eller indirekte, hvor længe den varer, og om den kræver, at medarbejderen rummer eller håndterer andres følelser og adfærd, skjuler egne følelser eller tilpasser sin kommunikation. Det afgør, om opslaget skal beskrive følelsesmæssige krav.

Notér også de fysiske forhold: tunge løft, stillads, maskiner, siddende eller stående arbejde, skærmarbejde samt håndtering af kemi og biologi. Resultatet er en opgaveliste, som jobopslaget kan bygges direkte på.

Inddrag medarbejdere og arbejdsmiljøorganisationen tidligt

Inddrag de medarbejdere, der kender opgaverne i praksis, sammen med arbejdsmiljørepræsentanter, tillidsrepræsentanter og MED-udvalg. Ifølge Arbejdstilsynets vejledning skal arbejdsgiveren løbende afdække, om der er høje følelsesmæssige krav, vurdere risikoen og iværksætte effektive forebyggende tiltag i samarbejde med de ansatte. Arbejdsgiveren har også pligt til effektivt tilsyn med, at arbejdet udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt.

Dansk Socialrådgiverforening anbefaler, at arbejdsmiljørepræsentanter, tillidsrepræsentanter og ledere i arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg sætter Arbejdstilsynets vejledning på dagsordenen. Gør det samme: bed deltagerne pege på, hvor kravene viser sig i praksis, og hvilke tiltag der virker.

Gennemgå opgavelisten fra første afsnit på et møde i arbejdsmiljøorganisationen eller MED. Bed deltagerne markere, hvor de ser konflikter, manglende engagement, kynisk tilgang, overinvolvering, højt sygefravær eller stor udskiftning. Brug markeringerne til at beslutte, hvad der skal stå i opslaget, og hvad der skal ændres i arbejdets tilrettelæggelse.

Afdæk følelsesmæssige krav i arbejdet med mennesker

Ifølge Arbejdstilsynets vejledning er høje følelsesmæssige krav i arbejdet med mennesker defineret som arbejde med direkte eller indirekte kontakt med mennesker, herunder borgere og kunder, hvor kontakten stiller høje krav til at sætte sig ind i, rumme eller håndtere deres tænkning, følelser eller adfærd, håndtere eller skjule egne tanker eller følelser eller tilpasse kommunikation eller adfærd til de mennesker, der arbejdes med.

Arbejdstilsynet nævner en række tegn på problemer med følelsesmæssige krav: konflikter med de mennesker, medarbejderne arbejder med, kritik eller klager over arbejdet, manglende engagement, at medarbejdere distancerer sig med en kynisk tilgang, at medarbejdere involverer sig for meget, konflikter eller samarbejdsproblemer internt, kritik fra ledelse eller kolleger samt højt sygefravær eller stor udskiftning i medarbejdergruppen.

Spørg medarbejderne, hvilke situationer der kræver emotionelt arbejde, hvor ofte de opstår, og hvad der hjælper dem med at håndtere dem. Brug svarene til at beskrive rollens kontaktflader og den støtte, I tilbyder. Undgå at gøre følelsesmæssige krav til et personlighedskrav i opslaget; beskriv i stedet arbejdets karakter og jeres forebyggelse.

Følelsesmæssige krav vs. fysiske belastninger – hvad skal beskrives i jobopslaget?

Vigtige tal og anbefalinger fra Arbejdstilsynet og andre myndigheder

Kortlæg fysiske, ergonomiske og kemiske/biologiske belastninger

Brug Arbejdstilsynets kategorier. Fysisk arbejde omfatter fx arbejde på stillads, med maskiner og tunge løft. Arbejde med kemi og biologi finder sted i mange brancher, fx hos frisøren, på autoværkstedet, i landbruget eller på byggepladsen. Siddende og stående arbejde omfatter fx kontorarbejde, arbejde ved en skærm eller arbejde på vejene.

Gå opgaverne igennem, og notér løft og bæring, arbejdsstillinger, gentagne bevægelser, maskiner, kemiske produkter, biologisk materiale samt siddende eller stående arbejde. Hvis arbejdet indebærer mineralsk støv, kan I tage stilling til de tiltag, Arbejdstilsynet fremhæver fra en rapport fra Rambøll: bedre rengøring og udsugning, planlægning og mere viden om risici.

Beskriv de fysiske forhold konkret i opslaget, fx stilladsarbejde, tunge løft, kemihåndtering eller stillesiddende skærmarbejde, og hvilke hjælpemidler eller værnemidler der er til rådighed. Det gør det muligt for ansøgere at vurdere, om de kan løse opgaverne, og giver et realistisk billede af arbejdsdagen.

Vurder stress og psykisk arbejdsmiljø

Arbejdstilsynet skriver, at stress hvert år koster samfundet milliarder af kroner, og har materiale om, hvordan stress påvirker kroppen, og hvordan det kan forebygges. Tag derfor stress med i behovsafdækningen sammen med de øvrige psykiske arbejdsmiljøforhold.

Kortlæg både belastninger og positive faktorer. Arbejdstilsynet henviser til en analyse fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø, der viser, at et godt psykisk arbejdsmiljø kan gøre en forskel for både medarbejdernes trivsel og arbejdspladsens mulighed for at fastholde og tiltrække medarbejdere.

Notér arbejdsmængde, tempo, uforudsigelighed, rolleklarhed, indflydelse, støtte fra ledelse og kolleger, sociale relationer og håndtering af følelsesmæssige krav. Skriv i opslaget, hvordan I arbejder med planlægning, indflydelse og støtte, hvis det er en del af rollen. Det giver ansøgeren et indblik i, hvordan psykisk arbejdsmiljø håndteres i praksis.

Tag stilling til sikkerhedskultur og fejlhåndtering

Arbejdstilsynet fremhæver, at en god sikkerhedskultur giver mindre risiko for ulykker, bedre kvalitet i opgaverne og færre udgifter til sygefravær. Sæt retning, og skab trygge rammer for at tale om sikkerhed og fejl.

Afdæk, hvordan fejl og nærved-ulykker rapporteres, om fejl mødes med læring eller skyld, hvem der tager ansvar for sikkerhed, og hvilke instrukser der findes. En ny medarbejder skal kunne navigere i det fra dag ét. I opslaget kan I beskrive, hvordan sikkerhed og fejl håndteres, hvis det er en del af arbejdspladsens praksis.

Fastlæg oplæring, støtte og indflydelse

Ifølge Arbejdstilsynets vejledning er de vigtigste forebyggende tiltag: planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet, tilstrækkelig og hensigtsmæssig oplæring og instruktion, støtte i arbejdet fra ledelse og kolleger, indflydelse i arbejdet, hensyn til ansattes forudsætninger og beskyttelse af særligt følsomme risikogrupper.

Omsæt det til spørgsmål: Hvad skal den nye medarbejder lære? Hvem oplærer? Hvordan gives støtte i følelsesmæssigt krævende situationer? Hvor meget indflydelse har rollen på planlægningen? Hvilke forudsætninger kræver opgaverne? Svarene skal i opslaget som konkrete vilkår, ikke som generelle vendinger.

Afklar ledelsesforventninger og trivselsansvar

Lederweb beskriver et kodeks for god ledelse i kommuner og regioner med 11 pejlemærker. Ifølge kodekset er god ledelse bl.a., når lederen påtager sig sit lederskab, er bevidst om sit ledelsesrum og den politiske kontekst, har viden om og forståelse for den faglige kontekst, kommunikerer klart om politiske og administrative beslutninger, skaber fællesskab på arbejdspladsen, skaber trivsel og et godt arbejdsliv for den enkelte og skaber rum for refleksion og innovation.

Brug pejlemærkerne til at afklare, hvordan ledelsen vil skabe fællesskab, kommunikere klart og understøtte trivsel i netop denne stilling. Kodekset er ifølge Lederweb et ideal og et redskab til refleksion, ikke en facitliste. Derfor skal I konkretisere, hvad det betyder lokalt. Svarene kan indgå i opslagets beskrivelse af ledelse og arbejdsfællesskab.

Omsæt afdækningen til et realistisk jobopslag

Konverter afdækningen direkte til opslagets afsnit. Brug opgavelisten til at beskrive de faktiske opgaver, kontakterne og de fysiske, kemiske og biologiske forhold. Brug kortlægningen af følelsesmæssige krav til at beskrive, hvilke typer kontakt rollen indebærer, og hvilken oplæring, støtte og indflydelse medarbejderen får.

Medtag de forebyggende tiltag, som Arbejdstilsynets vejledning peger på – planlægning, oplæring og instruktion, støtte fra ledelse og kolleger, indflydelse og hensyn til forudsætninger – som konkrete vilkår i stillingen. Beskriv også sikkerhedskultur og ledelsesforventninger, hvis det er en del af hverdagen.

Tjek til sidst, at opslaget ikke lover mere eller andet, end afdækningen viser. Hvis rollen fx indebærer høje følelsesmæssige krav, skal opslaget hverken skjule det eller gøre det til et urealistisk personlighedskrav. Det skal beskrive arbejdets karakter og den støtte, I stiller til rådighed.