Onboardingplan for de første 30, 60 og 90 dage

Hvorfor en 30-60-90-dages onboardingplan?

En onboardingplan skal give den nye medarbejder tre ting: forståelse for arbejdspladsen, kompetencer til at løse opgaverne og sociale relationer på jobbet. Det er de tre områder, Medarbejder- og Kompetencestyrelsen peger på som typisk indhold i et onboarding-forløb: aktiviteter, der gør, at nye kolleger ikke bare forstår deres arbejdsopgaver, men også oplever at være omfattet af arbejdspladsens kultur og værdier. Lederne formulerer formålet kort: onboarding sætter retningen for trivsel og tilknytning og skal skabe en tryg begyndelse.

Medarbejder- og Kompetencestyrelsen anbefaler et forløb spredt over flere måneder med vekselvirkning mellem ny information, opfølgende dialoger og opgaveløsning. Opdelingen i 30, 60 og 90 dage konkretiserer den vekselvirkning: hvad skal medarbejderen vide, hvem skal vedkommende kende, og hvad skal være løst hvornår?

De tre udviklingsområder kan bruges som indhold i faserne. Forståelse for arbejdspladsen som helhed dækker viden om struktur, strategier og mål samt kultur og værdier – og om hvordan den enkeltes arbejde indgår i en større sammenhæng og bidrager til arbejdspladsens samlede mission. Faglig udvikling dækker kompetencer til at varetage opgaverne med faglig sikkerhed, ofte med uddannelse eller træning i starten af ansættelsen, suppleret af at medarbejderen hurtigt selv prøver kræfter med opgaverne. Social tilknytning dækker interaktion med andre, der opbygger netværk og forståelse for arbejdspladsens dynamik.

Temp-Team beskriver fordelene ved en struktureret onboardingplan som reduceret medarbejderafgang, hurtigere produktivitet, højere medarbejdertilfredshed og styrket engagement og loyalitet over tid. Løbende dialog og tilpasning er ifølge Temp-Team en forudsætning for, at den enkelte når sit potentiale.

Før dag 1: Preboarding

Preboarding starter, når medarbejderen har accepteret jobtilbuddet. Ifølge Temp-Team dækker fasen kommunikation om virksomhedens kultur, praktiske informationer og de dokumenter, der skal udfyldes, så den nye medarbejder føler sig forberedt og velkommen inden første dag.

Praktisk skal papirarbejde og udstyr være på plads, før medarbejderen møder: ansættelseskontrakt, oplysninger til løn- og personaleregistrering, skattekort og NemKonto samt de adgange, systemer og det udstyr, rollen kræver. Afklar også, hvor og hvornår medarbejderen møder første dag, hvem der tager imod, og hvordan frokost, parkering eller transport er ordnet. Ellers lander de spørgsmål på dag 1, hvor tiden er bedre brugt på relationer og opgaver.

Brug preboarding til forventningsafstemning: hvilke opgaver ligger klar i starten, hvem er fast kontaktperson eller mentor, og hvordan ser de første uger ud. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen peger på, at det er vigtigt at vise engagement og gøre forløbet personligt, og at man tidligt kan tydeliggøre, hvordan medarbejderen bidrager til den fælles opgaveløsning.

Checkliste for preboarding – Før den nye medarbejder møder første gang

0-30 dage: Fodfæste, relationer og forventninger

Ifølge Temp-Team handler første dag om at introducere den nye medarbejder til teamet, arbejdspladsen og virksomhedens værdier og give en grundlæggende orientering om arbejdsopgaver og forventninger, så medarbejderen hurtigt føler sig hjemme. Læg derfor navne, ansigter og funktioner ind i dagens program, og fortæl konkret, hvad der forventes i den første periode.

Ifølge Temp-Team er fokus i den første måned at opbygge færdigheder og blive dygtigere i arbejdsopgaverne. Samtidig er det en tid med feedback og støtte, hvor medarbejderen kan stille spørgsmål og få vejledning til bedre at forstå sin rolle. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen bemærker, at de fleste nyansatte starter med høj motivation og gerne vil vise, hvad de kan; derfor er det ofte nok at gribe den energi, de bringer med.

Omsæt måneden til få, konkrete aftaler: to-tre opgaver med klar ejer og frist, en fast tilbagevendende samtale med den nærmeste leder, en liste over, hvem medarbejderen skal møde i de første uger, og en aftale om, hvordan og hvornår der gives feedback. Sikr samtidig adgange, systemer og nødvendig oplæring, så opgaverne kan løses – den faglige udvikling skaber grundlaget for selvstændighed senere.

31-60 dage: Selvstændighed og faglig udvikling

Efter den første måned bør medarbejderen løse afgrænsede opgaver selvstændigt og få feedback på leverancerne frem for på processen. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen beskriver, hvordan faglig sikkerhed opnås, når træning og uddannelse i starten af ansættelsen suppleres af, at medarbejderen hurtigt selv prøver kræfter med opgaverne. Giv derfor ansvar for en opgave, hvor medarbejderen selv planlægger og gennemfører, og følg op på resultatet.

Netværket skal udvides i denne fase. Garuda fremhæver introduktion til kolleger og samarbejdsrelationer, de konkrete arbejdsopgaver og forståelsen af kulturen som centrale dele af onboarding. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen beskriver social tilknytning som interaktioner med andre, der hjælper med at opbygge netværk og forstå arbejdspladsens dynamik. Planlæg derfor møder med samarbejdspartnere uden for det nærmeste team, og lad medarbejderen deltage i faglige møder frem for kun at observere.

Brug også fasen til at justere: hvis opgaverne viser sig for snævre eller for brede, hvis oplæringen mangler, eller hvis rollens samspil med andre funktioner er uafklaret, er der stadig tid til at rette ind, inden de første tre måneder er gået.

61-90 dage: Bidrag, evaluering og tilknytning

Ifølge Temp-Team begynder medarbejderen i første kvartal at bidrage mere aktivt til teamet. Her evalueres fremgangen, og der holdes en opfølgningssamtale for at justere mål og identificere udviklingsmuligheder, så medarbejderen fortsat trives og udvikler sig i rollen.

Brug de tre udviklingsområder fra Medarbejder- og Kompetencestyrelsen som struktur for samtalen: forståelse for arbejdspladsen som helhed, faglig udvikling og social tilknytning. Det giver tre konkrete spørgsmål: Forstår medarbejderen, hvordan eget arbejde indgår i arbejdspladsens mål, struktur og kultur? Løses opgaverne med faglig sikkerhed – og hvor mangler der stadig oplæring? Er netværket og relationerne på plads?

Konkret agenda for opfølgningssamtalen: hvilke opgaver medarbejderen har løst selvstændigt, hvor der stadig er behov for støtte, hvilke mål der skal justeres for næste kvartal, og hvilke udviklingsmuligheder – fx kurser, nye ansvarsområder eller projektdeltagelse – der aftales. Aftal samtidig, hvordan I følger op, så samtalen ikke står alene.

Medarbejder- og Kompetencestyrelsen peger på, at god social integration bidrager til oplevelsen af at høre til og motiverer til længerevarende tilknytning. Viser samtalen, at netværket eller fællesskabet halter, er de næste 90 dage det rette sted at sætte ind – med mentorordning, faste fællesaktiviteter eller et tydeligere samarbejde med navngivne kolleger.

Sådan holder du planen levende

Ifølge Medarbejder- og Kompetencestyrelsen indeholder et godt onboarding-forløb en kombination af standardiserede og individuelle elementer. Standarddelen – de aktiviteter alle nye medarbejdere skal igennem – bør bygges som faste arbejdsgange for at udnytte ressourcerne bedst muligt og sikre, at alle bliver integreret. Den individuelle del tilpasses rolle, erfaring og den enkeltes behov i de tre faser.

Forløbet bør spredes over flere måneder og veksle mellem information, opfølgende dialog og opgaveløsning, som Medarbejder- og Kompetencestyrelsen beskriver. Planen er derfor ikke færdig, når den er skrevet: saml op efter hver fast samtale, og justér, hvis opgaver, oplæring eller netværksaktiviteter ikke giver forventet udbytte.

Inddrag den nyansatte direkte. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen peger på, at man ofte får meget ud af at lytte til nye medarbejderes input, fordi de ser tingene med friske øjne. Spørg derfor konkret, hvad der manglede i de første uger, og før svarene tilbage i tjeklisten – så bliver næste forløb bedre end det forrige.

Følg også op på formålet: Temp-Team peger på en struktureret plan som grundlag for reduceret medarbejderafgang, hurtigere produktivitet og højere medarbejdertilfredshed. Vælg et lille antal målepunkter, I faktisk kan følge – fx om opfølgningssamtalerne på 30, 60 og 90 dage holdes, og om den nyansatte oplever at have de nødvendige værktøjer og relationer på plads.