Onboardingplan for de første 30, 60 og 90 dage

Hvorfor en struktureret onboardingplan?

En onboardingplan giver tre ting: forståelse for arbejdspladsen, kompetencer til at løse opgaverne og sociale relationer på jobbet. Aktiviteterne skal få nye kolleger til at forstå deres arbejdsopgaver og opleve at være omfattet af arbejdspladsens kultur og værdier.

Planen er faseopdelt efter 30, 60 og 90 dage. 30-dagesplanen dækker første dag og første måned med fodfæste, relationer og forventninger. 60-dagesplanen dækker dag 31-60 med selvstændighed og faglig udvikling. 90-dagesplanen dækker dag 61-90 med bidrag, evaluering og tilknytning.

Planen følger preboarding, første dag, første måned og første kvartal. Første måned handler om fodfæste; første kvartal om bidrag og evaluering med en opfølgningssamtale. Undervejs arbejder I med tjeklister.

Faserne konkretiserer: Hvad skal medarbejderen vide, hvem skal vedkommende kende, og hvad skal være løst hvornår? De tre udviklingsområder er forståelse for arbejdspladsen som helhed, faglig udvikling og social tilknytning.

Forståelse for arbejdspladsen dækker struktur, strategier, mål, kultur og værdier. Den omfatter, hvordan den enkeltes arbejde indgår i en større sammenhæng og bidrager til arbejdspladsens samlede mission. Den dækker både den lokale arbejdsplads og det at arbejde i staten.

Faglig udvikling handler om at varetage opgaverne med faglig sikkerhed. Den kommer ofte via uddannelse eller træning i starten, suppleret af at medarbejderen hurtigt selv prøver kræfter med opgaverne.

Social tilknytning dækker interaktion med andre, der opbygger netværk og forståelse for arbejdspladsens dynamik. En struktureret plan reducerer medarbejderafgang, giver hurtigere produktivitet, højere medarbejdertilfredshed og styrket engagement og loyalitet over tid.

Løbende dialog og tilpasning er en forudsætning for, at den enkelte når sit potentiale. En fast kontaktperson eller mentor tager imod på første dag og følger op i hverdagen. Den løbende opfølgning tilpasses den enkeltes behov.

Onboardingplan for de første 90 dage

Tre udviklingsområder i onboarding

Før dag 1: Preboarding

Preboarding starter, når medarbejderen har accepteret jobtilbuddet. Fasen dækker kommunikation om kultur, praktiske informationer og dokumenter, der skal udfyldes. Målet er, at den nye føler sig forberedt og velkommen inden første dag.

Før første dag skal papirarbejde og udstyr være på plads: ansættelseskontrakt, oplysninger til løn- og personaleregistrering, skattekort, NemKonto samt de adgange, systemer og det udstyr, rollen kræver.

Afklar hvor og hvornår medarbejderen møder første dag, hvem der tager imod, og hvordan frokost, parkering eller transport er ordnet. Ellers lander spørgsmålene på første dag, hvor tiden er bedre brugt på relationer og opgaver.

Brug preboarding til forventningsafstemning: hvilke opgaver ligger klar i starten, hvem er fast kontaktperson eller mentor, og hvordan ser de første uger ud? Tydeliggør tidligt, hvordan medarbejderen bidrager til den fælles opgaveløsning.

Tjekliste før første dag: kontrakt underskrevet; løn- og personaleregistrering klar; skattekort og NemKonto modtaget; adgange og udstyr klart; første dags program sendt; opgaver og forventninger aftalt med nærmeste leder.

Tjekliste: Preboarding før første dag

Første dag og første måned: Fodfæste, relationer og forventninger

Første dag introducerer den nye til teamet, arbejdspladsen og virksomhedens værdier. Dagen giver grundlæggende orientering om arbejdsopgaver og forventninger, så medarbejderen hurtigt føler sig hjemme.

Første dag indeholder velkomst ved fast kontaktperson eller mentor, introduktion til teamet, gennemgang af arbejdsplads og værdier, frokost med teamet, orientering om opgaver og forventninger samt opsætning af adgange og systemer. Læg navne, ansigter og funktioner ind i programmet.

I første måned er fokus at opbygge færdigheder og blive dygtigere i arbejdsopgaverne. Det er en tid med feedback og støtte, hvor medarbejderen kan stille spørgsmål og få vejledning til bedre at forstå sin rolle.

De fleste nyansatte starter med høj motivation og vil gerne vise, hvad de kan. Grib den energi.

Omsæt måneden til få, konkrete aftaler: to-tre opgaver med klar ejer og frist. Tilføj en fast tilbagevendende samtale med nærmeste leder og en liste over, hvem medarbejderen skal møde i de første uger. Aftal også, hvordan og hvornår der gives feedback.

Sikr samtidig adgange, systemer og nødvendig oplæring, så opgaverne kan løses. Den faglige udvikling skaber grundlaget for selvstændighed senere.

30-dages tjekliste: medarbejderen kender team, opgaver og forventninger, har adgange og oplæring, har aftalt to-tre opgaver og ved, hvordan feedback gives. Hold den faste samtale med nærmeste leder, tjek klar ejer og frist på opgaverne, og justér, hvis adgange, systemer eller feedback ikke fungerer.

Tjekliste: 30-dages opfølgning

Frem mod første kvartal: Selvstændighed og faglig udvikling

Efter første måned bør medarbejderen løse afgrænsede opgaver selvstændigt. Feedback gives på leverancerne frem for på processen.

Faglig sikkerhed opnås ved, at træning og uddannelse i starten suppleres af, at medarbejderen hurtigt selv prøver kræfter med opgaverne. Giv derfor ansvar for en opgave, hvor medarbejderen selv planlægger og gennemfører, og følg op på resultatet.

Netværket skal udvides i denne fase. Introduktion til kolleger og samarbejdsrelationer, de konkrete arbejdsopgaver og forståelsen af kulturen er centrale dele af onboarding.

Social tilknytning er interaktioner med andre, der hjælper med at opbygge netværk og forstå arbejdspladsens dynamik. Planlæg derfor møder med samarbejdspartnere uden for det nærmeste team. Lad medarbejderen deltage i faglige møder frem for kun at observere.

Frem mod første kvartal: medarbejderen får ansvar for en afgrænset opgave, planlægger og gennemfører selv og får feedback på resultatet. Møder med samarbejdspartnere og deltagelse i faglige møder indgår; følg op på selvstændighed, netværk og oplæringsbehov.

60-dages tjekliste: selvstændig opgave gennemført, møder med samarbejdspartnere holdt, feedback givet, oplæringsbehov afdækket. Ret ind, hvis opgaverne er for snævre eller for brede, hvis oplæringen mangler, eller hvis rollens samspil med andre funktioner er uafklaret. Der er stadig tid, inden første kvartal er gået.

Tjekliste: 60-dages opfølgning

Første kvartal: Bidrag, evaluering og tilknytning

I første kvartal begynder medarbejderen at bidrage mere aktivt til teamet. Fremgangen evalueres, og der holdes en opfølgningssamtale. Samtalen skal justere mål og identificere udviklingsmuligheder, så medarbejderen fortsat trives og udvikler sig i rollen.

Brug de tre udviklingsområder som struktur for samtalen: forståelse for arbejdspladsen som helhed, faglig udvikling og social tilknytning. Det giver tre konkrete spørgsmål.

Forstår medarbejderen, hvordan eget arbejde indgår i arbejdspladsens mål, struktur og kultur? Løses opgaverne med faglig sikkerhed – og hvor mangler der stadig oplæring? Er netværket og relationerne på plads?

Agenda for opfølgningssamtalen: hvilke opgaver medarbejderen har løst selvstændigt, og hvor der stadig er behov for støtte. Aftal hvilke mål der skal justeres for den kommende periode, og hvilke udviklingsmuligheder – fx kurser, nye ansvarsområder eller projektdeltagelse – der skal gælde. Aftal også, hvordan I følger op.

God social integration bidrager til oplevelsen af at høre til og motiverer til længerevarende tilknytning. Viser samtalen, at netværket eller fællesskabet halter, er den næste periode det rette sted at sætte ind. Det kan ske med mentorordning, faste fællesaktiviteter eller et tydeligere samarbejde med navngivne kolleger.

90-dages tjekliste: opfølgningssamtale holdt, mål justeret, udviklingsmuligheder aftalt, netværk vurderet. Brug de tre udviklingsområder som struktur, spørg til forståelse for arbejdspladsen, faglig sikkerhed og netværk, og aftal, hvordan I følger op i næste periode.

Tjekliste: 90-dages opfølgning

Sådan holder du planen levende

Et godt onboarding-forløb kombinerer standardiserede og individuelle elementer. Standarddelen – aktiviteter alle nye medarbejdere skal igennem – bør bygges som faste arbejdsgange. Det udnytter ressourcerne bedst muligt og sikrer, at alle bliver integreret. Den individuelle del tilpasses rolle, erfaring og den enkeltes behov i faserne.

Forløbet bør spredes over flere måneder og veksle mellem information, opfølgende dialog og opgaveløsning. Planen er derfor ikke færdig, når den er skrevet. Saml op efter hver fast samtale, og justér, hvis opgaver, oplæring eller netværksaktiviteter ikke giver forventet udbytte.

Inddrag den nyansatte direkte. Lyt til nye medarbejderes input, fordi de ser tingene med friske øjne. Spørg konkret, hvad der manglede i de første uger, og før svarene tilbage i tjeklisten, så næste forløb bliver bedre end det forrige.

Målepunkter: om opfølgningssamtalen holdes; om medarbejderafgang reduceres; om produktivitet opnås hurtigere; om medarbejdertilfredshed, engagement og loyalitet styrkes. Vælg et lille antal målepunkter, I faktisk kan følge – fx om opfølgningssamtalen holdes, og om den nyansatte oplever at have de nødvendige værktøjer og relationer på plads.

Overvej teknologiske værktøjer, der er tilgængelige og relevante inden for rekruttering, til at understøtte tjeklister og opfølgning.

Tjekliste til faserne. Efter første måned: kontrakt, lønregistrering, skattekort og NemKonto på plads; adgange og udstyr klar; introduktion til team gennemført; to-tre opgaver aftalt. Frem mod første kvartal: selvstændig opgave gennemført; møder med samarbejdspartnere holdt; feedback givet; oplæringsbehov afdækket. Ved første kvartal: opfølgningssamtale holdt; mål justeret; udviklingsmuligheder aftalt; netværk vurderet.