Første arbejdsdag: Tjekliste til lederen

Før første arbejdsdag: Forberedelse der skaber tryghed

De første tre måneder afgør, om den nyansatte falder til. I den periode etableres og formes tilhørsforholdet. Du skal indfri de forventninger, stillingsannoncen og ansættelsessamtalerne skabte. Lederweb peger på, at hvis det ikke sker inden for de første tre måneder, kan medarbejderen aldrig knytte sig til arbejdspladsen. Der er også økonomi og arbejdsmiljø på spil: hyppig udskiftning i medarbejdergruppen skader både arbejdsmiljø og økonomi. En god introduktion giver ifølge Lederweb bedre trivsel, større kvalitet i opgaveløsningen, bedre fastholdelse, færre arbejdsskader, færre sygedage og et stærkere fællesskab; den nye medarbejder bliver hurtigere produktiv og kan aflaste kollegerne. Lederweb henviser til undersøgelser, der viser, at medarbejdere med et velstruktureret introduktionsprogram har 70 pct. større sandsynlighed for fortsat at være på arbejdspladsen efter tre år.

I praksis betyder det, at du inden første dag har styr på arbejdsplads, pc, telefon, mail og adgang til de systemer, rollen kræver, og at der er aftalt en modtager, hvis du selv sidder i møde. Lederwebs tjekliste for første arbejdsdag nævner blomster og fælles morgenkaffe, præsentation for ledere og nærmeste kolleger samt et hilse-på-møde med chefen eller cheferne i afdelingen.

Del introduktionen i faser, så alt ikke skal presses ind i dag ét. Lederweb opdeler forløbet i fire faser: forberedelsen, den første uge, de første tre måneder og det første år.

Faser i introduktionen af en ny medarbejder

Effekter af god introduktion på medarbejdertrivsel og fastholdelse

Morgenen: Tag imod den nye medarbejder

Vær selv til stede fra morgenen, så den nyansatte ikke står alene i lokalet eller receptionen. En kort velkomst med tre punkter – hvem I er, hvad der skal ske i dag, og hvornår I spiser frokost – besvarer det mest presserende, før rundvisningen begynder.

Regn ikke med, at den nyansatte husker navne fra morgenen. Jobindex beskriver, at man efter den første rundvisning helt sikkert ikke kan huske ret mange navne, og at det ikke gør noget. Det vigtigste er, at den nyansatte gør et godt indtryk ved at konversere og vise interesse for den nye arbejdsplads frem for blot at sige sit navn til hver kollega. Som leder kan du hjælpe ved at præsentere folk med deres rolle og forbindelse til den nyansattes opgaver i stedet for kun med navn.

Rundvisning og adgang til information

Rundvisningen skal dække de steder og systemer, den nyansatte får brug for i løbet af ugen: toiletter, kantine, mødelokaler, printer og kopimaskine, hvor dokumenter og skabeloner ligger, hvordan man booker et møde, og hvem man kontakter i IT, HR og om lokale forhold. Gå ruten fysisk, og vis de tilsvarende systemer på skærmen, så den nyansatte kan finde dem igen uden at spørge.

Ifølge Lederweb er adgang til information en af de fire faktorer, der fremmer god integration. Aftal derfor tidligt, hvem der svarer på hvad – faglige spørgsmål til en nærmeste kollega, personale- og systemspørgsmål til HR eller IT – og hvornår på dagen der er plads til at spørge.

Første opgave og klare forventninger

Lederweb peger på fire faktorer, der fremmer god integration: klare forventninger til løsningen af opgaverne, tydelige tilbagemeldinger, et passende ansvar og adgang til information. Klare forventninger betyder, at den nyansatte får svar på, hvad det vil sige at gøre sit arbejde godt på netop denne arbejdsplads. Tydelige tilbagemeldinger betyder respons fra både dig og kollegerne, så hun kan vurdere, om forventningerne til opgaverne og det faglige samarbejde er opfyldt. Et passende ansvar betyder, at hun har brug for ansvar og autonomi – men for meget ansvar for tidligt kan opleves som at være overladt for meget til sig selv.

Vælg en første opgave, der viser, hvordan fremtidige opgaver kan se ud. Academic Work beskriver, at formålet med den første arbejdsopgave ofte er at give et billede af, hvordan de fremtidige opgaver kan komme til at se ud. Forklar derfor opgavens formål, hvad der er godt nok, hvem der skal bruge resultatet, og hvornår det skal ligge klart. Esbees fremhæver, at den første arbejdsopgave ofte er noget, man skal arbejde med hele tiden i sin nye rolle, og at det derfor er vigtigt at være opmærksom fra starten – og at den nyansatte bør stille præcise og relevante spørgsmål og notere de informationer, hun får, frem for at spørge om det samme flere gange. Det bliver lettere at efterleve, hvis du som leder peger på et sted at notere og aftaler, hvornår der må spørges igen.

Tilbagemeldingen skal komme, mens den nyansatte stadig kan bruge den. Jobindex anbefaler, at man efter nogle uger beder om et kort møde med chefen for at afklare, om man lever op til forventningerne – både jobmæssigt og kulturmæssigt – og at man også spørger kollegerne om deres vurdering. Som leder kan du tage initiativet til mødet i stedet for at vente på, at medarbejderen beder om det.

Faktorer, der fremmer god integration (ifølge Lederweb)

Kolleger og fællesskab i løbet af dagen

Den nyansatte skal føle sig som en del af gruppen og opleve tryghed, tillid og anerkendelse fra dig og kollegerne, skriver Lederweb. Det sker ikke af sig selv på en dag med møder og systemadgange. Planlæg derfor den sociale del af dagen lige så konkret som den faglige: sæt navn på de kolleger, der arbejder tættest på den nyansattes opgaver, og aftal med en af dem, at de henter den nyansatte til frokost og tager hende med til kaffe.

Den første frokost er et af de bedste steder at begynde. Academic Work peger på, at frokosten kan bruges til at lære de nye kolleger bedre at kende og forstå kulturen mellem kollegerne, hvilket kan gøre dig mere tryg i kontakten med dem. Jobindex peger på de uformelle steder – kaffemaskinen, kantinekøen og andre tilfældige sammenrend – hvor man kan stille uformelle spørgsmål, fortælle lidt om sig selv og blive interesseret i kollegernes arbejde. Som leder kan du skabe anledningen ved at gøre det klart for teamet, at den nyansatte ikke skal sidde alene i pauserne.

Afslut dagen med opsamling og aftale om opfølgning

Afsæt et kort møde sidst på dagen, hvor I taler om, hvordan dagen er gået, og hvor den nyansatte kan stille spørgsmål, der er opstået undervejs. Esbees beskriver det at sige farvel til både chef og kolleger som en lille, men vigtig ting, der viser professionalisme og værdsættelse – og som samtidig en god mulighed for at tage en kort evaluering af den første dag og stille spørgsmål. Brug mødet til at lukke praktiske huller: manglende adgange, ubesvarede spørgsmål om opgaven, aftaler om frokostordning og mødetider.

Aftal derefter næste opfølgning med en dato, før den nyansatte går hjem. Det korte møde efter nogle uger, hvor I afklarer forventningerne, er beskrevet under 'Første opgave og klare forventninger'. Læg også mærke til, hvad den nyansatte selv siger om tempo og forventninger: Esbees peger på, at det ofte tager tid at finde sin rolle i en ny virksomhed, at det er normalt at føle sig lidt forvirret eller overvældet i starten, og at en god første arbejdsdag ikke handler om at mestre alt med det samme, men om at begynde at forstå kulturen og arbejdsopgaverne.

Samlet tjekliste til lederen for første arbejdsdag: Før dagen: Sørg for arbejdsplads, pc, telefon, mail og adgang til de systemer, rollen kræver, og aftal en modtager, hvis du selv sidder i møde. Forbered blomster og fælles morgenkaffe, præsentation for ledere og nærmeste kolleger samt et hilse-på-møde med chefen eller cheferne i afdelingen. Om morgenen: Vær selv til stede fra morgenen, og giv en kort velkomst med tre punkter – hvem I er, hvad der skal ske i dag, og hvornår I spiser frokost. I løbet af dagen: Gå rundvisningen fysisk, og vis de tilsvarende systemer på skærmen. Aftal hvem der svarer på hvad – faglige spørgsmål til en nærmeste kollega, personale- og systemspørgsmål til HR eller IT. Vælg en første opgave, og forklar formål, kvalitetsniveau, modtager og tidsfrist. Aftal social deltagelse, fx at en kollega henter den nyansatte til frokost og kaffe. Ved afslutning: Afsæt et kort møde, luk praktiske huller, og aftal næste opfølgning med en dato.