Vilkår i ansættelseskontrakten: Krav til indhold og ændringer

Fra første arbejdsdag: hvornår skal kontrakten ligge klar?

Indholdet af ansættelseskontrakten styres af den nye ansættelsesbevislov, der trådte i kraft 1. juli 2023. Folketinget vedtog lovforslaget 11. maj 2023. Loven gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2019/1152 om gennemsigtige og forudsigelige arbejdsvilkår og erstatter den tidligere ansættelsesbevislov. Den gælder for alle medarbejdere med en aftalt arbejdstid på gennemsnitligt tre timer pr. uge over fire på hinanden følgende uger, og også når der ikke på forhånd er fastsat en garanteret mængde betalt arbejde. Medarbejdere, der er omfattet af en kollektiv overenskomst indgået af de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, som dækker hele det danske område og sikrer den overordnede beskyttelse, falder uden for loven.

Der gælder to frister. De centrale oplysninger – navn og adresse, arbejdssted, stilling, startdato, løn, arbejdstid og varighed ved tidsbegrænsning – skal være skriftligt hos medarbejderen senest 7 kalenderdage efter første arbejdsdag. De øvrige oplysninger kan gives senest en måned efter. Før lovændringen var hele oplysningspligten samlet i én frist på en måned; nu er fristen for de centrale oplysninger skærpet til 7 kalenderdage.

I praksis kan oplysningerne med fordel samles i selve ansættelseskontrakten og udleveres senest 7 dage efter ansættelsesforholdets begyndelse, så alle tidsfrister overholdes i ét dokument. Vælger man i stedet at udlevere kontrakten senere og supplere med løse dokumenter, gælder 7-dagesfristen fortsat for kerneoplysningerne.

Tidslinje: fra lovændring til fristerne i den enkelte ansættelse

Nyt fra 1. juli 2023: det ændrede sig i ansættelsesbeviset

Indholdskrav: tjeklisten arbejdsgiveren skal kunne svare på

De centrale oplysninger, som udløser 7-dagesfristen, er: arbejdsgivers og medarbejderens navn og adresse; arbejdsstedets placering; medarbejderens titel/stilling eller jobbeskrivelse; ansættelsesforholdets startdato og eventuel forventet varighed ved tidsbegrænsning; løn inklusive tillæg og pensionsbidrag samt udbetalingstidspunkt; og arbejdstid.

De øvrige oplysninger, der kan gives senest en måned efter, omfatter: ferie og betalt fravær, herunder løn under sygdom og barsel; opsigelsesvarsler – eller en henvisning til funktionærloven eller overenskomsten; eventuel overenskomst og hvem der har indgået den; prøvetid, hvis den er aftalt; og ret til uddannelse, hvis arbejdsgiveren tilbyder den. Også oplysning om, hvorvidt medarbejderen selv bestemmer arbejdsstedet (fx hjemmearbejde/hybrid), hører med i beskrivelsen af arbejdsstedet.

Den nye lov har desuden udvidet listen i forhold til tidligere. Ansættelsesbeviset skal blandt andet indeholde eventuelle ordninger for overarbejde og betaling herfor, identiteten på de socialsikringsinstitutioner, som modtager de sociale bidrag knyttet til ansættelsesforholdet, enhver beskyttelse i forbindelse med social sikring fra arbejdsgiverens side samt varigheden af fravær med løn.

En praktisk kontrol er at læse kontrakten igennem med ét spørgsmål pr. punkt: Kan en ny medarbejder, der kun har læst dokumentet, svare på, hvad hun skal lave, hvor, hvornår, for hvilken løn, med hvilke tillæg og pension og med hvilket opsigelsesvarsel? Mangler ét svar, er oplysningspligten ikke opfyldt for det punkt.

Tjekliste: det skal ansættelseskontrakten kunne svare på

Løn, pension og tillæg: det skal stå konkret

Der findes ikke en lovbestemt mindsteløn i Danmark. Lønnen fastsættes ved overenskomst eller individuel forhandling, og kontrakten bør derfor beskrive lønnen konkret frem for at henvise til "gældende sats". En henvisning til en sats, der kan ændre sig, giver hverken medarbejderen eller arbejdsgiveren et klart grundlag at holde lønsedlen op imod og gør det vanskeligt at afgøre, om en senere udbetaling er korrekt.

Kontrakten bør også klart angive, om der er arbejdsgiverbetalt pension ud over den lovpligtige ATP, størrelsen af pensionsbidraget og hvilke tillæg medarbejderen kan være berettiget til, fx overtids- eller aften-/nattillæg. Udbetalingstidspunktet skal fremgå, og eventuelle ordninger for overarbejde og betaling herfor skal oplyses efter den nye lov.

Lønsedlen er den løbende kontrol af, om aftalen overholdes. Gennemgå den regelmæssigt og sammenhold den med kontrakten: Stemmer AM-bidraget (8 %), A-skatten, pensionsbidraget og eventuelle tillæg med det aftalte? Uoverensstemmelser opdages ofte for sent, hvis ingen tjekker lønsedlen løbende – og når først flere måneder er gået, er det sværere at rekonstruere, hvad der var aftalt.

Deltid, 0-timer og vagtplaner: særlige oplysninger

Loven omfatter også små jobs. Det afgørende er, om den forudbestemte eller faktiske arbejdstid gennemsnitligt udgør mere end tre timer pr. uge over fire uger – den omfatter altså også studiejob og mindre deltidsstillinger. Tidligere gjaldt loven kun medarbejdere med en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid på over otte timer.

Medarbejdere på såkaldte 0-timerskontrakter, hvor man ikke er garanteret et minimum antal ugentlige arbejdstimer, omfattes uanset faktisk arbejdstid. Det samme gælder medarbejdere, der ikke er garanteret et bestemt antal arbejdstimer, men er forpligtet til at møde ved tilkald.

Hvor arbejdsmønstret er helt eller overvejende uforudsigeligt – hvilket som udgangspunkt er tilfældet, når man arbejder efter vagtplaner – skal der gives særlige oplysninger. Arbejdsgiveren kan alene pålægge en medarbejder med et uforudsigeligt arbejdsmønster at arbejde, hvis arbejdet ligger inden for en forudbestemt referencetime og forudbestemte referencedage.

Prøvetid og bibeskæftigelse: nye ufravigelige vilkår

Prøvetid gælder kun, hvis den er aftalt. Er den aftalt, må den ikke overstige seks måneder ved et ubegrænset ansættelsesforhold. Er ansættelsen tidsbegrænset, må prøvetiden aldrig overstige en fjerdedel af ansættelsestiden. Reglerne er ufravigelige for nye ansættelser, medmindre andet følger af en overenskomst.

Medarbejdere må ikke længere begrænses i at tage bibeskæftigelse – lønnet eller ulønnet – ved siden af ansættelsen, medmindre der er en saglig grund, fx sundhed, sikkerhed og beskyttelse af forretningshemmeligheder. Arbejdsgiveren må heller ikke forhindre en medarbejder i at tage sideløbende ansættelse, hvis medarbejderen fortsat kan arbejde efter en af arbejdsgiveren fastlagt tidsplan.

Medarbejdere må ikke forskelsbehandles på grund af bibeskæftigelse, hvis medarbejderen fortsat kan opfylde sine forpligtelser efter ansættelsen. Loven indfører desuden delt bevisbyrde: Kan medarbejderen påvise faktiske omstændigheder, som giver anledning til at formode, at hun er blevet afskediget eller udsat for foranstaltninger med tilsvarende virkning, fordi hun har udøvet sine rettigheder efter loven, påhviler det arbejdsgiveren at bevise, at afskedigelsen ikke skyldes det.

Klausuler: læs det med småt før underskrift

Konkurrence- og kundeklausuler skal fremgå tydeligt af kontrakten og udløser krav om kompensation. Det er ikke nok, at klausulen står et tilfældigt sted i et bilag med uklar rækkevidde: Forstår medarbejderen ikke, hvilke kunder eller aktiviteter klausulen reelt spærrer for, bør den kræves præciseret, forhandlet ned eller fjernet, hvis den ikke er rimelig for rollen.

Tilbagevendende tvistpunkter, der er værd at tjekke før underskrift: en løn angivet som "efter aftale" uden tal; "jobløn" eller formuleringen "merarbejde er indeholdt i lønnen" uden grænse for arbejdstiden; meget brede flyttepligt- eller ændringsklausuler for arbejdssted og opgaver; prøvetid kombineret med et langt eget opsigelsesvarsel; og mundtlige løfter om bonus, uddannelse eller hjemmearbejde, der ikke skrives ind i kontrakten.

En særlig fælde er tillæg og overarbejde. Skal medarbejderen kunne kontrollere sin løn, må kontrakten ikke både henvise til en uklar sats og være tavs om, hvornår der udløses tillæg. Den nye lov kræver netop oplysning om eventuelle ordninger for overarbejde og betaling herfor, så spørgsmålet hører hjemme i kontrakten og ikke kun i en mundtlig forventning.

Tjek før underskrift: typiske fælder i kontrakten

Ændringer undervejs: hvornår er en ændring egentlig en opsigelse?

Mindre ændringer i arbejdets tilrettelæggelse kan arbejdsgiveren gennemføre med rimeligt varsel. Det gælder typisk justeringer inden for rammerne af den aftale, medarbejderen allerede har indgået.

Væsentlige ændringer af vilkårene – fx lavere løn, markant ændret arbejdstid eller længere transport – behandles juridisk set som en opsigelse af medarbejderen og et tilbud om genansættelse på nye vilkår. Ændringen træder som udgangspunkt først i kraft efter udløbet af medarbejderens individuelle opsigelsesvarsel, og medarbejderen kan sige nej til den nye stilling og i stedet betragte sig som opsagt.

En sag fra en faglig voldgift viser, hvordan det kan gå, når medarbejderen siger ja. Et flyselskab opsagde i 2020 knap 700 ud af 1.300 kabinemedarbejdere på grund af covid-19 og havde derefter for mange kabinechefer. Selskabet varslede ændrede ansættelsesvilkår for 110 kabinechefer med deres individuelle opsigelsesvarsel; ændringerne bestod i degradering til kabinemedarbejder og en væsentlig lønreduktion, og alle accepterede. Da selskabet senere varslede arbejdsfordeling med nedsat tid og løn fra oktober 2020 til januar 2021, gjorde kabinecheferne gældende, at de kunne betragte sig som opsagt og derfor have fuld løn i opsigelsesperioden. Voldgiftsdommeren lagde til grund, at degraderingen var en væsentlig stillingsændring, men fandt, at netop fordi alle havde accepteret ændringen forud for arbejdsfordelingen, kunne de ikke anses for opsagte – og dermed ikke opnå samme retsstilling som opsagte medarbejdere.

For den enkelte betyder det, at man ikke bør sige et eksisterende job op på grund af en ændring, før sagen er drøftet med fagforeningen eller a-kassen.

Fra ændring til opsigelse: sådan hænger rækkefølgen sammen

Ansatte før 1. juli 2023 og manglende oplysninger

Medarbejdere ansat før 1. juli 2023 skal ikke automatisk have et nyt ansættelsesbevis. De kan dog kræve oplysningerne efter den nye lov, og arbejdsgiveren har da 8 uger til at udlevere dem. Oplysningspligten kræver altså kun, at allerede indgåede kontrakter ændres, hvis medarbejderen beder om det – og i så fald inden for de 8 uger.

Noget andet er lovens nye ufravigelige rettigheder. Er en allerede indgået kontrakt i strid med en af disse rettigheder, bør den ændres, fx ved et tillæg til ansættelseskontrakten. Det gælder fx begrænsninger i bibeskæftigelse og aftaler om prøvetid, der ikke lever op til lovens grænser.

Mangler oplysningerne i kontrakten, eller kommer de for sent, kan medarbejderen have krav på godtgørelse efter ansættelsesbevisloven. Første skridt er at bede skriftligt om en opdateret kontrakt – mange fejl rettes, når man spørger – og herefter at vurdere kravet, eventuelt med hjælp fra fagforeningen.

For arbejdsgiveren betyder det, at skabelonerne til ansættelsesbeviser bør opdateres, inden der ansættes nye medarbejdere under de nye regler. Gennemgangen bør ikke kun dække de formelle oplysningspunkter, men også sikre, at standardkontrakten indeholder alle væsentlige vilkår, som der efter de nye regler skal oplyses om – herunder overarbejdsordninger, social sikring og varigheden af fravær med løn.