Løn under sygdom og barsel: Regler for arbejdsgiver

Løn under sygdom og barsel: Regler for arbejdsgiver

Barsel følger et andet regelsæt end sygdom. Pligter og beregningsregler for sygdom kan ikke overføres direkte til barselsfravær.

De centrale regler findes i funktionærloven, barselsloven, ansættelsesbevisloven og ligebehandlingsloven. Den enkelte overenskomst, ansættelseskontrakt og personalehåndbog kommer oveni.

Ved sygdom afhænger arbejdsgiverens pligter af tre forhold: om medarbejderen er funktionær, hvad ansættelseskontrakt, overenskomst eller personalehåndbog siger, og om medarbejderen opfylder betingelserne for sygedagpenge fra arbejdsgiveren.

Dertil kommer pligter om sygemelding, dokumentation, lægeerklæring og lønberegning. For funktionærer gælder desuden en særlig opsigelsesregel efter 120 dages sygdom.

Barsel reguleres af barselsloven og den enkelte overenskomst. Arbejdsgiveren skal kende både lovens rammer og de aftalte vilkår. Betalingen kan være fuld løn eller en andel, fx pensionsbidrag.

Udbetaling Danmark udbetaler barselsdagpenge. Betaler arbejdsgiveren løn under fraværet, kan arbejdsgiveren i stedet få barselsdagpengene refunderet. Medarbejderen har oplysningspligt og skal opdatere ændringer i Min barsel.

Medarbejderen skal orientere arbejdsgiveren før fødsel. Arbejdsgiveren har ikke krav på at se vandrejournalen. Barselsreglerne gælder for børn født 2. august 2022 eller senere; børn født før følger tidligere regler.

Regionalt og kommunalt ansatte kan gå på barsel med sædvanlig løn 8 uger før termin. Statsansatte har samme ret 6 uger før termin. Der er også ret til fri med løn til graviditetsundersøgelser hos læge og jordemoder.

Ved adoption skal medarbejderen give Udbetaling Danmark besked om ændringer. Er medarbejderen sygemeldt på grund af graviditeten eller ikke må arbejde under graviditeten, gælder særlige oplysningspligter over for Udbetaling Danmark.

Funktionærer og ikke-funktionærer: Hvem har krav på løn under sygdom?

Er medarbejderen funktionær, har vedkommende efter funktionærloven ret til fuld løn under sygdom, uanset varighed. Det gælder også ved længerevarende forløb.

For alle andre lønmodtagere bestemmer ansættelseskontrakten og eventuel overenskomst eller personalehåndbog betalingen under sygdom. Mange overenskomster giver fuld løn eller 90 % af lønnen i hele eller dele af sygdomsforløbet, medmindre fraværet er omfattet af en § 56-aftale. Der kan også være aftalt særregler ved arbejdsskade.

For ikke-funktionærer er ansættelseskontrakten og eventuel overenskomst grundlaget for betalingen. Ansættelsesbevisloven stiller minimumskrav til, hvad en ansættelseskontrakt skal indeholde, og fastsætter minimumsrettigheder for medarbejdere. Arbejdsgiveren bør sikre, at vilkårene om sygdom er korrekt og aktuelt beskrevet.

Barsel følger et andet regelsæt. Barselsloven og overenskomsten bestemmer betalingen under barselsorlov; den kan være fuld eller delvis, fx i form af pensionsbidrag.

Arbejdsgiveren skal derfor vide, om medarbejderen er funktionær. Er medarbejderen ikke funktionær, skal betalingen findes i ansættelseskontrakten, overenskomsten eller personalehåndbogen.

Sygemelding og arbejdsgiverens pligter

Medarbejderen skal sygemelde sig fra første sygedag. Det er medarbejderens egen vurdering, om han eller hun kan passe arbejdet – ikke en fast grænse som feber eller lignende. Er arbejdsgiveren i tvivl om sygdommen, kan arbejdsgiveren bede om en lægeerklæring og skal betale for den.

Under sygdom har medarbejderen ret til fred og ro til at blive rask. Medarbejderen skal hverken arbejde eller fortælle, hvad han eller hun fejler. Det er nok at sygemelde sig efter reglerne i ansættelsen og kunne dokumentere retten til fravær, hvis arbejdsgiveren beder om det. Det gælder både kort og langvarig sygdom.

Arbejdsgiveren må ikke kræve, at medarbejderen arbejder hjemme under sygdom. Medarbejderen skal heller ikke svare på mails eller beskeder fra arbejdspladsen eller på anden måde stå til rådighed. Føler medarbejderen sig gentagne gange presset til at være "på" hjemmefra under sygdom, bør det tages op med leder, kolleger, HR eller tillidsrepræsentant.

Er medarbejderen sygemeldt på grund af graviditeten eller ikke må arbejde under graviditeten, skal medarbejderen give Udbetaling Danmark besked i tre situationer. Det gælder, hvis medarbejderen bliver raskmeldt helt eller delvist tidligere end forventet, hvis diagnosen ændrer sig, eller hvis medarbejderen skifter arbejde under orloven.

Beregning af sygeløn: fast løn, varierende indkomst og tillæg

Har medarbejderen krav på fuld løn under sygdom, skal lønnen svare til den sædvanlige, fast påregnelige løn. Ved fast månedsløn er der ingen problemer.

Varierer lønnen – fx ved skiftende arbejdstider eller timetal – beregnes sygelønnen som et gennemsnit, når der ikke findes en arbejdsplan for sygeperioden. Ved store udsving i løbet af et år beregnes gennemsnittet over et helt år; ellers er 3–6 måneder det normale.

Samme gennemsnitsberegning bruges ved hel eller delvis aflønning med provision eller bonus. Der korrigeres for sæsonudsving.

Tillæg indgår i beregningen – eksempelvis tillæg for forskudt tid, aften- og natarbejde og vagtordning. Under sygemelding har medarbejderen krav på disse tillæg i sædvanligt omfang, hvis de er fast påregnelige.

Arbejdsgiveren må derfor ikke uden varsel tage medarbejderen af aften- eller nattevagter på arbejdsplanen for at spare tillægget; det ændrer det "sædvanlige omfang".

Overarbejde og ekstravagter er ikke omfattet. Sygemelder medarbejderen sig og derfor ikke tager de ekstra timer, er der ikke krav på betaling for dem, fordi overarbejde ikke anses for fast påregneligt.

Ved barsel gælder et andet beregningsgrundlag end ved sygdom. Barselsloven og overenskomsten afgør, om medarbejderen får fuld løn eller kun en andel, eksempelvis pensionsindbetaling. Betaler arbejdsgiveren løn under fraværet, kan arbejdsgiveren få udbetalt medarbejderens barselsdagpenge som refusion.

Arbejdsgiveren skal derfor kunne dokumentere, hvordan sygelønnen er beregnet, når lønnen varierer. Fast påregnelige tillæg skal med; overarbejde og ekstravagter skal ikke.

Sygedagpenge fra arbejdsgiveren de første 30 dage

Har medarbejderen ikke krav på sygeløn, skal arbejdsgiveren betale sygedagpenge i de første 30 dage af sygeperioden. Det kræver, at medarbejderen har været ansat uafbrudt i de seneste 8 uger før den første hele sygedag, og at medarbejderen har arbejdet mindst 74 timer i den 8-ugers periode.

Har medarbejderen ikke været ansat uafbrudt, men i flere omgange i 8-ugersperioden, er der også ret til sygedagpenge fra arbejdsgiveren, hvis betingelserne nedenfor er opfyldt.

Medarbejderen skal have arbejdet mindst 74 timer hos den nuværende arbejdsgiver inden for de seneste 8 uger før første hele sygedag. Medarbejderen skal have været på arbejde den dag, sygdommen startede, eller dagen før første hele sygedag, og skulle på arbejde på den første hele sygedag.

Er betingelserne ikke opfyldt, kan medarbejderen eventuelt få sygedagpenge fra kommunen. Kommunen overtager også udbetalingen af sygedagpenge, når sygeperioden fortsætter efter de første 30 dage.

Barselsdagpenge udbetales af Udbetaling Danmark. Medarbejderen skal give Udbetaling Danmark besked om ændringer i Min barsel. Giver medarbejderen ikke besked, kan medarbejderen risikere at skulle betale penge tilbage.

Arbejdsgiveren skal derfor kunne dokumentere ansættelsesperioden og timetallet, når sygedagpenge udbetales. Efter 30 dage overtager kommunen.

120-dagesreglen: Opsigelse med forkortet varsel

Efter funktionærloven kan en funktionær opsiges med et forkortet varsel på en måned, hvis funktionæren har fået løn under sygdom i 120 dage inden for de seneste 12 måneder – den såkaldte 120-dagesregel. Det kræver, at opsigelsen sker i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage, og at funktionæren er syg på opsigelsestidspunktet.

Efter en afgørelse fra Sø- og Handelsretten i en sag fra 1950 har det været almindeligt anerkendt, at arbejdsfri dage – weekender, søn- og helligdage – hvorpå medarbejderen var syg, skulle regnes som sygedage efter 120-dagesreglen. Sygedage er derfor blevet forstået som kalenderdage, inklusive arbejdsfri dage.

I 2017 afgjorde Højesteret, at delvist sygefravær på arbejdsfri dage ikke kan medregnes, når medarbejderen er deltidssyg.

I to sager ved Sø- og Handelsretten, omtalt i maj 2019, gjorde fagforeninger på vegne af opsagte funktionærer gældende, at sygdom på arbejdsfri dage ikke kunne indgå i opgørelsen af de 120 sygedage. De henviste til 2017-dommen.

Virksomhederne fastholdt, at arbejdsfri dage skulle indgå, og henviste til retspraksis siden 1950. De anførte, at delvist sygefravær på arbejdsfri dage ikke kan medregnes, fordi omfanget af fraværet på disse dage er usikkert.

De anførte også, at usikkerheden rammer virksomheden, fordi 120-dagesreglen er en undtagelse til funktionærlovens almindelige opsigelsesregler. Parterne var enige om, at opsigelserne var i overensstemmelse med 120-dagesreglen, hvis arbejdsfri dage fortsat kunne medregnes.

Ved graviditetsbetinget sygdom er medarbejderen beskyttet mod opsigelse efter ligebehandlingsloven. Det gælder, når opsigelsen begrundes i den graviditetsbetingede sygdom.

For arbejdsgiveren betyder det, at antallet af sygedage med løn skal opgøres løbende. Medregningen af arbejdsfri dage ved fuldtidssygdom er omdiskuteret efter sagerne fra 2019.

Barns første sygedag – hvad gælder egentlig?

I Danmark er der en udbredt opfattelse af, at barns første sygedag giver ret til fravær uden løntræk. Det er kun delvist rigtigt.

Retten er ikke generel for alle medarbejdere. Arbejdsgiveren bør derfor afklare, om ansættelseskontrakten, overenskomsten eller personalehåndbogen giver fravær med løn på barns første sygedag.

Praktiske råd til arbejdsgiveren

Arbejdsgiveren bør først afklare, om medarbejderen er funktionær, og om der gælder en overenskomst. Derefter skal reglerne for sygdom og barsel holdes adskilt gennem hele fraværet.

Sikr sygemeldingen: Medarbejderen skal melde sig syg fra første sygedag. Arbejdsgiveren bør have en klar og kendt procedure for, hvordan og til hvem sygemeldingen sker. Uden sygemelding efter ansættelsens regler er krav på betaling fra arbejdsgiveren ikke givet.

Afklar betalingsgrundlaget for den enkelte medarbejder: Funktionærer har ret til fuld løn under sygdom uanset varighed. For ikke-funktionærer står vilkårene i ansættelseskontrakt, overenskomst eller personalehåndbog. Ansættelsesbevisloven stiller minimumskrav til, hvad ansættelseskontrakten skal indeholde.

Håndter dokumentationskravet korrekt: Arbejdsgiveren kan bede om lægeerklæring ved tvivl om sygdommen og skal betale for den. Medarbejderen kan ikke afkræves en diagnose og skal ikke oplyse, hvad han eller hun fejler.

Respekter sygdommen: Arbejdsgiveren må ikke kræve, at medarbejderen arbejder hjemme under sygdom. Medarbejderen skal ikke svare på mails eller beskeder eller på anden måde stå til rådighed.

Hold styr på beregningen: Ved fuld løn under sygdom skal medarbejderen have sædvanlig, fast påregnelig løn, herunder fast påregnelige tillæg for forskudt tid, aften- og natarbejde og vagtordning. Ved skiftende arbejdstider bruges et gennemsnit. Overarbejde og ekstravagter indgår ikke.

Tjek betingelserne for sygedagpenge, hvis der ikke er krav på sygeløn: uafbrudt ansættelse i de seneste 8 uger og mindst 74 arbejdstimer i perioden – eller de tilsvarende betingelser ved flere ansættelsesforhold. Arbejdsgiveren udbetaler de første 30 dage; derefter overtager kommunen.

Vær særligt opmærksom på 120-dagesreglen ved længerevarende eller gentagen sygdom blandt funktionærer. 120 dages løn under sygdom inden for 12 måneder kan give adgang til opsigelse med en måneds varsel.

Opsigelsen skal ske i umiddelbar tilknytning til sygdomsperioden, og funktionæren skal være syg på opsigelsestidspunktet. Afklar medregningen af arbejdsfri dage konkret, da retspraksis på området er omdiskuteret.

Vær opmærksom på, at den udbredte opfattelse af, at barns første sygedag giver ret til fravær uden løntræk, kun er delvist rigtig.

Afklar barselsvilkårene i barselsloven og overenskomsten. Betalingen under barsel kan være fuld løn eller en andel, fx pensionsbidrag. For offentligt ansatte gælder 8 uger før termin i regioner og kommuner og 6 uger før termin i staten.

Sikr at medarbejderen orienterer arbejdsgiveren før fødsel, og at medarbejderen giver Udbetaling Danmark besked om ændringer i Min barsel. Manglende besked kan føre til tilbagebetaling.

Når medarbejderen får barselsdagpenge, skal medarbejderen give Udbetaling Danmark besked i fem situationer. Det gælder, hvis orloven stopper tidligere end planlagt, eller hvis medarbejderen begynder at arbejde delvist. Det gælder også ved ferie med løn eller feriepenge.

Medarbejderen skal også give besked, hvis barnet er indlagt og giver mulighed for forlænget orlov. Det samme gælder, hvis medarbejderen bliver arbejdsløs under orloven og har ret til arbejdsløshedsdagpenge.

Ved adoption skal medarbejderen give Udbetaling Danmark besked om ændringer. Er medarbejderen sygemeldt på grund af graviditeten eller ikke må arbejde under graviditeten, skal medarbejderen give Udbetaling Danmark besked i tre situationer: raskmeldt helt eller delvist tidligere end forventet, ændret diagnose og skift af arbejde under orloven.

Hvis arbejdsgiveren betaler løn under barselsfraværet, kan arbejdsgiveren få medarbejderens barselsdagpenge refunderet. Kontroller grundlaget for refusion i den konkrete sag.

Ved graviditetsbetinget sygdom er medarbejderen beskyttet mod opsigelse efter ligebehandlingsloven. Bliver medarbejderen omplaceret af ledelsen, bevarer medarbejderen som udgangspunkt sin faste, påregnelige løn som under sygdom.

Beder medarbejderen selv om omplacering, er det op til forhandling, om sædvanlig løn bevares. Medarbejderen kan i den situation opleve at miste aften-, nat- og weekendtillæg.

De frister, arbejdsgiveren skal kende, er 30 dage med sygedagpenge fra arbejdsgiveren, 8 ugers ansættelse og 74 timer før første hele sygedag. Dertil kommer 120 sygedage med løn inden for 12 måneder og en måneds opsigelsesvarsel.

Fristerne 8 uger før termin i regioner og kommuner, 6 uger før termin i staten og 2. august 2022 for barselsreglerne skal også med.

Administrationen bør skelne mellem funktionærer og ikke-funktionærer, mellem sygdom og barsel og mellem lov, overenskomst og ansættelseskontrakt. Det er grundlaget for at beregne løn og refusion korrekt.

Vigtige datoer og tidspunkter for barsel