Kilder og metoder til aktiv søgning efter kandidater

Hvorfor aktiv søgning er afgørende – og hvornår du bør skifte strategi

De stærkeste kommercielle profiler sidder ofte i et godt job, leverer resultater og har ingen grund til at bruge aftenerne på jobportaler. De søger ikke nødvendigvis noget nyt og ser måske aldrig din annonce.

En jobannonce er ikke værdiløs. Den kan være et supplement, der gør det muligt for aktive jobsøgere at finde virksomheden. Problemet opstår, når annoncen bliver hele rekrutteringsstrategien: så har du begrænset kontrol over, hvem der faktisk ser dig.

Volumen i ansøgningsbunken siger intet om kvaliteten. Mange ansøgere er ikke det samme som mange relevante kandidater. En fejlrekruttering koster ca. 75-150 % af en årsløn; ved en årsløn på 360.000 kr. svarer det til 270.000-540.000 kr.

Tre tydelige tegn viser, at du har brug for aktiv sourcing. Det første er mange ansøgninger, men få kvalificerede profiler. Det andet er en rolle med en sjælden kombination – fx at åbne nye B2B-kunder, forstå en teknisk løsning og arbejde selvstændigt i en SMV. Det tredje er en stilling, der har stået åben for længe.

Når processen trækker ud, mister teamet momentum. De bedste kandidater kan nå at acceptere et andet tilbud. Aktiv sourcing giver ofte bedre mening end blot at genopslå stillingen.

Den traditionelle rekrutteringsform følger en tretrinsraket: jobopslag, CV og ansøgning samt jobsamtale(r), eventuelt med test. Den føles tryg, fordi den er velkendt og standardiseret, men har ulemper. Den kan favorisere dem, der er gode til at skrive ansøgninger, frem for dem, der udfører jobbet. Risikoen for ubevidst bias er høj – fx navn, uddannelsesinstitution, alder og billede.

Den traditionelle form giver begrænset indblik i kandidatens reelle kompetencer og arbejdsstil. Den er tidskrævende for både kandidater og arbejdsgivere. Ifølge Christina Just, managing partner i Capax Recruitment, bruger mange virksomheder stadig processer, der i højere grad måler kandidatens evne til at skrive en god ansøgning end reelle kompetencer.

Start med rollen, ikke CV’et: Definér den kommercielle opgave og succes efter 6 og 12 måneder

Før du leder, skal du definere den kommercielle opgave præcist. Hvilke kunder skal sælgeren skabe værdi for? Er salget kort eller komplekst? Skal personen bygge et marked fra bunden eller udvikle eksisterende kunder?

Hvilket ansvar følger med stillingen, og hvordan ser succes ud efter 6 og 12 måneder? Svarene er det filter, du senere sorterer kandidatfeltet med.

Se også på det hold, kandidaten skal indgå i. Mangler teamet struktur, energi, hunter-adfærd eller evnen til at følge salget helt til dørs? Det afgør, om du skal finde en profil, der lukker et hul i teamet, frem for en, der ligner dem, du har.

Den rette profil er ikke nødvendigvis en kopi af den sælger, der klarer sig bedst. Et godt match kan være et culture add snarere end en traditionel kopi af top-performeren.

Omsæt rollen til en skriftlig kravprofil med personlighed, kompetencer og kultur-match. En detaljeret kravprofil er det styrende dokument gennem hele søgningen. Den bestemmer, hvilke kilder du søger i, hvem du kontakter, og hvilke spørgsmål der skal besvares, før en kandidat er relevant.

Kravprofilen skal være skriftlig. Den skal indeholde personlighed, kompetencer og kultur-match. Den skal også beskrive den kommercielle opgave og succeskriterierne efter 6 og 12 måneder.

Kilder og metoder til aktiv søgning efter kandidater

Der er tre praktiske veje til kandidater, der ikke selv søger: eget netværk og medarbejderes netværk, målrettet research efter navngivne profiler i relevante virksomheder og ekstern executive search. Netværksvejen er hurtig og billig, men rækker kun så langt som din og teamets kontaktflade. Research vejer kun noget, hvis kravprofilen er skarp nok til at afgøre, hvem der er værd at kontakte.

Jobportaler er en kilde til aktive jobsøgere. Navngivne eksempler er Indeed, Monsterboard og Talntcast.io. På Indeed kan du med Smart Sourcing søge efter jobtitel, placering eller søgeord som kvalifikationer eller virksomhedsnavne. Avanceret søgning filtrerer efter års erfaring eller uddannelse. Du kan gemme søgningen og slå agenter til, så du får e-mail, når nye jobsøgende matcher. Et Smart Sourcing-abonnement starter med 14 dages gratis prøveperiode.

Talntcast.io overflødiggør ansøgning og CV. Ansøgere mødes i stedet af en digitaliseret ansøgningsproces med selvevaluering, adfærdsanalyse og en case-opgave. SignOn Recruitment, Supporters og INPAY har taget portalen til sig. Hos INPAY fortæller Director of People & Culture Jacob Holm-Kinze, at man digitalt screener ansøgere og matcher med de rette kandidater uden påvirkning af køn, alder eller etnicitet.

LinkedIn er en opsøgende kilde. Search and selection bruger LinkedIn til at trawle profiler igennem og kontakte både dem, der er open to work, og dem, der allerede er i job. Metoden bygger på kvalitet over kvantitet.

RecMan er et navngivet sourcing- og ATS-værktøj. Recruiter-pakken indeholder avanceret søgning i kandidatdatabaser, CRM, e-mail, SMS, kalender og fakturering. Systemet kan integreres med mere end 30 jobannonceportaler og med testplatforme som AON/CUT-E, Saville, Criterion og Master.

I et ATS findes en søgbar kandidatdatabase. Ældre ATS'er bruger CV-parsing: de scanner CV'et for søgeord, der matcher jobannoncen, og filtrerer og rangordner kandidater. Begrænsningerne er, at kandidater med de rette kompetencer kan have brugt de forkerte ord eller et usædvanligt CV-layout. Nøgleord betyder heller ikke nødvendigvis faktiske kompetencer.

Executive search er en rekrutteringsmetode, hvor man aktivt finder, opsøger og udvælger de rette kandidater. Metoden bruger et netværk til at nå personer, der matcher kravprofil, kultur og virksomhed – også dem, der ikke søger aktivt. Den kombinerer strategisk søgning med en grundig udvælgelse, der bygger på en detaljeret kravprofil. Resultatet beskrives som et kvalificeret kandidatfelt af beslutningstagere og et solidt beslutningsgrundlag for arbejdsgiveren.

Kvaliteten af beslutningsgrundlaget afhænger af udvælgelsesfasen. Gennem dybdegående samtaler kan man afdække motivation og potentiale, før der vælges. Det er især relevant ved ledelsesrekruttering, hvor ansættelsen ikke blot udfylder en stilling, men påvirker virksomhedens resultater og udvikling.

Mange virksomheder forsøger selv at gennemføre et search. De opdager ofte, at det kræver betydelige ressourcer og tid. En ekstern leverandør kan bruges til hele processen eller til udvalgte dele af en fuld rekruttering, afhængigt af hvor i processen virksomheden selv kan løfte opgaven.

Ved valg af leverandør bør du afklare, hvordan kandidatfeltet bliver til. Spørg, hvilke kilder og søgeteknikker der bruges, hvordan kravprofilen omsættes til søgestrenge og kontaktlister, og hvordan kandidaterne vurderes op mod rollens succeskriterier. Bed også om at få forklaret, hvordan søgningen tilpasses de platforme, leverandøren bruger.

Et navngivet eksempel er eandersen.dk, der har 31 års erfaring med at finde profiler. Virksomheden beskriver executive search som strategisk search kombineret med en grundig udvælgelsesproces baseret på en detaljeret kravprofil. Man bruger netværk til at nå personer, der matcher kravprofil, kultur og virksomhed, også dem der ikke søger aktivt. Resultatet er et kvalificeret kandidatfelt af beslutningstagere og et solidt beslutningsgrundlag. eandersen.dk kan træde til undervejs i processen.

Når du vurderer en leverandør, så se efter, om søgningen følger kravprofilen fra start til slut: fra valg af relevante netværk til vurdering af kandidatens faglige profil og motivation. Afklar også, hvilke dele af processen leverandøren udfører, og hvilke virksomheden selv tager ansvar for.

Opsøgende metode: Behandl søgningen som en outbound salgsproces

Gør den opsøgende søgning konkret i fire trin: fastlæg kravprofilen, byg en søgning med relevante titler og kompetencer, gennemgå profiler fra de valgte kilder, og kontakt de kandidater, der matcher.

Det handler ikke om at kontakte flest mulige, men om at finde de profiler, der realistisk kan lykkes i rollen. Kravprofilen fra rollens succes efter seks og tolv måneder styrer arbejdet. Kan en kandidat ikke løse den kommercielle opgave, er kontakten spildt – uanset CV'et.

Vælg flere titler fra kravprofilen – fx Account Manager, Sales Executive og Business Development Manager – og kombinér dem med søgeord som kvalifikationer eller virksomhedsnavne i Indeed. Brug avanceret søgning til at filtrere efter års erfaring eller uddannelse. Søgningen skal tilpasses den konkrete rolle.

Den første henvendelse skal have nok substans til, at kandidaten kan tage stilling til rollen, ikke blot være en opfordring til at sende et CV. Før du indsamler personoplysninger, skal du sikre dig, at der findes et behandlingsgrundlag efter databeskyttelsesforordningens artikel 6. Indsamles oplysningerne hos kandidaten selv, gælder oplysningspligten efter artikel 13; indsamles de hos andre, gælder artikel 14.

Opfølgningen skal tilpasses den enkelte. Nogle kandidater har brug for et opkald, andre for at se den skriftlige kravprofil, før de vil tale videre, og en tredje har slet ikke den rette profil og skal have en tydelig afrunding. Punktlig og konkret tilbagemelding i alle tre tilfælde gør, at kilden også virker ved næste rekruttering.

I ekstern executive search kan strategisk søgning kombineres med en omfattende udvælgelsesfase, hvor kravprofilen er styrende. Gennem dybdegående samtaler afdækkes motivation og potentiale, før der vælges.

Inkluderende søgemetoder: Anonymisering og fokus på kompetencer

Anonyme ansøgninger handler om at fjerne oplysninger som navn, alder, køn, uddannelsessted eller andre data, der kan gøre vurderingen subjektiv. Det giver kandidaterne et mere lige udgangspunkt, fordi fokus udelukkende ligger på kompetencer og erfaringer.

Det kan også være en fordel for kandidater med atypiske karriereforløb eller huller i CV’et. For virksomheden reducerer metoden risikoen for ubevidst bias og kan tiltrække et bredere felt af kandidater.

Når processen ikke giver plads til forskellige måder at præsentere og præstere på, risikerer virksomheder at overse talent og dygtige mennesker. Det sker ikke, fordi de mangler kompetencer, men fordi processen ikke giver dem mulighed for at vise deres fulde potentiale.

Mere fleksible og inkluderende rekrutteringsformer giver adgang til et langt bredere felt af kandidater både fagligt og menneskeligt.

Talntcast.io er et navngivet eksempel på en digitaliseret ansøgningsproces. Ansøgere mødes af selvevaluering, adfærdsanalyse og en case-opgave i stedet for klassisk ansøgning og CV. Hos INPAY oplevede man et langt mere kvalificeret kandidatfelt for færre ressourcer, uden at køn, alder eller etnicitet blev afgørende.

I aktiv søgning kan de samme principper bruges i det opsøgende arbejde. Bedøm kandidater efter et fastlagt sæt kriterier fra kravprofilen. Stil de samme spørgsmål til alle kandidater i samme runde. Hold vurderingen adskilt fra indtryk som navn, alder og uddannelsesbaggrund.

Anonymisering kræver, at du på forhånd har besluttet, hvilke oplysninger der er relevante at vurdere på. Ellers flytter bias blot ind i et andet trin af processen.

Dansk Industri har værktøjet Alternative rekrutteringsformer. Det handler om at tiltrække mere talent og undgå ubevidst bias.

Forankring i HR og forretning: Aftal kravprofil, kilder og ansvar

HR og den ansættende leder bør sammen afklare den kommercielle opgave, før søgningen begynder. Det gør det tydeligere, hvilke erfaringer og kompetencer der er afgørende, og hvem i forretningen der kan vurdere, om en profil er relevant.

Aftal, hvilke kilder der skal undersøges, og hvem der står for at finde kandidater, gennemgå profiler og tage den første kontakt. En fælles plan mindsker risikoen for, at HR og forretningen leder efter forskellige profiler.

HR kan koordinere søgningen og holde kravprofilen fast, mens lederen bidrager med viden om opgaverne og vurderer kandidatens erfaring. Aftal også, hvordan tilbagemeldinger fra samtaler bruges til at justere søgningen, hvis de første profiler ikke matcher.

Kravprofilen skrives ikke af HR alene. Den kommercielle opgave, succeskriterierne efter seks og tolv måneder og vurderingen af teamets behov skal kvalificeres sammen med den leder, kandidaten skal arbejde for. Interviews, cases og referenceindsamling giver mest værdi, når forretning og HR i fællesskab har aftalt, hvad der skal afdækkes, og hvad der skal til for at sige ja.

Omsæt kravprofilens vigtigste kompetencer til søgeord, alternative stillingsbetegnelser og relevante synonymer, så søgningen både kan indsnævres og rumme flere måder at beskrive samme erfaring på.

Hvis søgningen giver for få relevante profiler, kan du udvide den med beslægtede titler eller synonymer. Hvis resultaterne er for brede, kan du præcisere de nødvendige kompetencer eller udelukke ord, der fører til irrelevante profiler.

Undersøg også virksomhedens eksisterende ATS-database som en kilde til at genfinde tidligere kandidater. En søgbar kandidatdatabase gør det muligt at finde profiler, der ikke længere er aktive jobsøgere.

Medarbejdernes netværk kan supplere søgninger på platforme. Bed relevante kolleger om at pege på personer, hvis erfaring matcher kravprofilen, og lad dem hjælpe med at skabe en indledende kontakt, når de kender kandidaten.

Gennemgå de fundne profiler op mod kravprofilen, før du tager kontakt. Notér, hvilke erfaringer der gør kandidaten relevant, og hvad du stadig mangler at afklare, så den første henvendelse bliver målrettet.

Ved ekstern search kan leverandøren stå for både søgning og udvælgelse, herunder strategisk search og brug af netværk samt vurdering af kandidaternes faglige og personlige faktorer. Sammenhold løbende de fundne profiler med kravprofilen, og justér søgeord eller kilder, hvis feltet ikke rummer relevante kandidater.

For aktiv søgning er det afgørende, at HR og forretning er enige om kravprofilen, før kilder og kandidater kontaktes. Ellers kan søgningen trække i en anden retning end den kommercielle opgave.